La transformación y elaboración de productos debe tener un flujo adecuado de materiales, mano de obra, costos indirectos que intervienen en la producción, aplicando de la mejor manera estos recursos para obtener una ganancia adecuada. El flujo de costos representa cómo se inicia y desarrolla la transferencia de los elementos dentro del proceso productivo. A medida que los factores de costo y los insumos ingresan, se transforman paso a paso hasta llegar al almacén de productos terminados y, finalmente, se convierten en parte del costo de ventas. Generalmente, los materiales entran al proceso desde el inicio, aunque en algunos casos pueden añadirse en etapas posteriores. Este flujo sigue el recorrido físico de los materiales: cómo son recibidos, almacenados, utilizados y transformados en productos terminados (Gamboa y Jiménez, 2023).

A lo largo del proceso de materiales los controles que se establezcan son fundamentales tanto al momento de su recepción, como también en su bodegaje y logística, pues esto permitirá que se utilice en producción la cantidad adecuada de materiales, lo que llevará a mantener eficiencia en los costos. En la figura 1 se aprecia parte de esos controles, almacenando y registrando los inventarios de forma apropiada.

El sistema contable de costos funciona mediante el flujo de datos que ingresan, se procesan y se emiten como información. Su resultado final son reportes que reflejan cómo era y cómo quedó el valor financiero luego de las transacciones registradas en el sistema de producción. Por su parte, el sistema de producción también implica entradas, procesos y salidas, pero en términos de valor. Cada operación relacionada con compras, ventas, manufactura o transformación genera cambios de valor que deben reflejarse en el sistema de información. Mientras el sistema de producción trabaja con los objetos y acciones reales, el sistema de información los registra y representa.

El sistema de producción guía decisiones como la adquisición de materiales, su ingreso a almacenes, su transporte, la elaboración de materiales y productos, y la posterior salida y venta de estos. En paralelo, el sistema de información se encarga de reflejar, por ejemplo, cómo se modifica el inventario tras una compra o traslado, cuánto valen los materiales enviados, los costos de producción, los costos del producto final, los productos vendidos o reprocesados, todo ello con el fin de comparar con los ingresos y determinar la rentabilidad del negocio. Finalmente, el sistema de información organiza y categoriza los datos del sistema de producción en función de su origen, tipo y finalidad, permitiendo así que los responsables puedan evaluar y tomar decisiones adecuadas (Sinisterra y Rincón, 2017).

Por lo indicado el sistema de información reviste importancia en los negocios de manufactura, pues al mantener el mismo actualizado, facilitará la entrega de información confiable en los tiempos adecuados; ayudará a que la gerencia pueda contar con datos seguros que ayudarán en el análisis y toma de decisiones oportunos. Esta información oportuna en gran parte depende también del buen manejo que se haga a nivel de producción.

De manera esquemática el flujo de costos de producción se presenta con todos sus componentes en la siguiente figura donde se aprecia como los tres elementos del costo al sufrir transformación en la producción se convierten en inventarios y en costo de ventas.

En lo que se refiere al manejo de las materias primas es importante comprender que dentro de un período específico existe un movimiento que gira alrededor de las mismas, este movimiento parte del inventario inicial del período el cual corresponde a aquel rubro de inventario con el que se terminó en un período anterior y se inicia en un siguiente período, por ejemplo: si al 31 de agosto del 2025 el inventario final de materia prima directa fue $25.000 el 1 de septiembre del 2025 el inventario inicial de materia prima directa será $25.000. Durante el período se toman en consideración todas las compras de materiales que ocurren durante el mismo, a las compras deben restarse los descuentos o rebajas en compras si los hubiera. Al concluir el período existirá un inventario final de materiales, que corresponde a las existencias al terminar el período, muchas empresas corroboran esta información con la toma física de los inventarios, proceso mediante el cual se cuentan los ítems y se van comparando los saldos con los que mantiene el sistema de información contable.
Con todos estos datos se conforma el movimiento de materias primas, en la Tabla 1 se aprecia un ejemplo del movimiento de materia prima directa, el mismo que servirá para poder calcular posteriormente los siguientes costos.

En la Tabla 2 se puede ver un ejemplo del movimiento de la materia prima indirecta, el dato final de la materia prima indirecta utilizada es el primer componente al momento de calcular los costos indirectos de fabricación.

Parte del ciclo de costos es comprender como las materias primas fluyen en un período determinado, es importante calcular de forma adecuada su movimiento pues este dato servirá de base para determinar los costos que se aprenderán a continuación.

Podremos notar que los costos directos estarán representados en el cálculo de los costos primos, mientras que los costos indirectos se tomarán en cuenta en el cálculo de los costos de conversión.

 

Son conocidos como costos primos, pues se trata de los primeros costos que podemos calcular dentro de la producción y se calculan sumando el primer elemento del costo que es la materia prima directa más el segundo elemento del costo que es la mano de obra directa.

 

Costo Primo = Materia prima directa (MPD) + Mano de obra directa (MOD)

 

En la figura 3 podemos observar un ejemplo de los costos que intervienen en un servicio de pintura de un edificio: como material directo estará la pintura y como mano de obra directa el pintor encargado del trabajo.

 

 

 

Constituyen aquellos costos que permiten convertir la materia prima en producto terminado, estos costos se calculan sumando el segundo elemento del costo que es la mano de obra directa (MOD) y el tercer elemento del costo que son los costos indirectos de fabricación (CIF).

Para esto debemos recordar que los Costos Indirectos de Fabricación (CIF) están compuestos por los siguientes rubros:

• Materia prima indirecta (MPI)
• Mano de obra indirecta (MOI)
• Carga fabril

Dentro de la carga fabril están costos de arriendo de la fábrica, mantenimiento de las maquinarias, depreciaciones relacionadas con los activos que se utilizan para producir como son el edificio de fábrica o las maquinarias, calefacción de la fábrica, seguros relacionados igualmente con los activos usados en producción.

 

Costo de conversión = Mano de obra directa (MOD) + Costos indirectos de fabricación (CIF)

 

En la figura 3 se encuentra un ejemplo de costos de conversión, para la producción intervienen los obreros de producción como mano de obra directa y los insumos adicionales usados como son: energía eléctrica para operar la maquinaria, empleados de supervisión en la planta.

 

 

Conocidos también costos del producto representan la inversión realizada para producir un bien y se calcula sumando el primer elemento del costo que es la materia prima directa, el segundo elemento del costo la mano de obra directa y el tercer elemento del costo los costos indirectos de fabricación.

 

La elaboración de bienes implica transformar materias primas en productos terminados, lo cual se logra mediante el trabajo humano y el uso de instalaciones productivas. El costo de producción se define como la totalidad de los desembolsos y cargas necesarias para llevar a cabo esa transformación. Para fabricar un bien, se consideran ciertos elementos fundamentales del costo de producción: las materias primas, la mano de obra y los costos indirectos (Sinisterra y Rincón, 2017).

 

Costo de producción= Materia prima directa (MPD) + Mano de obra directa (MOD)+

Costos indirectos de fabricación (CIF)

 

En la figura 5 se puede apreciar un ejemplo de producción de dulces, que incluye los tres elementos del costo como es en este caso la masa elaborada de harina que es una MPD, los empleados de producción que son parte de la MOD y la energía utilizada en la maquinaria, así como su depreciación que sería parte de los CIF; en conjunto todos estos elementos conforman el costo de producción.

 

 

Este concepto combina costos y gastos, supone el monto invertido durante un período tanto para producir, como también para comercializar y vender. Se calcula sumando el costo de producción más los gastos administrativos, gastos de ventas y gastos generales.

 

Costo total del período= Costo de producción + Gastos administrativos, gastos de ventas, gastos generales.

En la figura 6 observaremos algunos ejemplos de gastos de ventas incurridos para entregar el producto al cliente una vez que el mismo ha sido producido y terminado.

Los costos del producto se contabilizan inicialmente como inventario y se transforman en gasto únicamente cuando ocurre la venta, por eso se conocen también como costos inventariables. Por otro lado, los costos del período no son inventariables; estos corresponden a gastos que se reconocen directamente en el estado de resultados durante el período en el que ocurren. Se relacionan con funciones fuera del área de producción, como la administración, comercialización y financiamiento. Reflejan salidas de recursos o aumentos de obligaciones que reducen el patrimonio de la empresa. Al estar asociados con un lapso determinado y no con el proceso de manufactura, se registran como gastos en el mismo período contable en que se generan (Sinisterra y Rincón, 2017).

Los costos inventariables son aquellos costos del producto que cuando se incurre en ellos se consideran como activos dentro del estado de situación financiera y se convierten en costo de ventas cuando se realiza la venta del producto, para las empresas de manufactura todos los costos de manufactura son inventariables (Horngren et. al., 2012).

Los costos del período se reflejarán en el Estado de Resultados y son costos distintos al costo de productos vendidos, se tratan como costos de acuerdo con el período que se incurre en ellos y se desembolsan con la expectativa de generar mayores ingresos en ese período, no se espera que beneficien para futuros períodos, de esta manera se podrá lograr una mejor comparación entre ingresos y gastos (Horngren et. al., 2012).

Algunos costos se registran primero como activos (desembolsos de capital) y luego se consideran como gastos a medida que se los utiliza, en cambio otros costos se registran inicialmente como gastos como son los gastos de operación. Esta separación ayuda a la gerencia en la medición del ingreso y permite asociar los gastos con los ingresos de un período (Polimeni et. al., 1997).

Con los siguientes datos vamos a calcular costos primos, costos de conversión, costos del producto y costo total del período.

La Compañía manufacturera "Siempre Felices" produce dulces, para lo cual ha determinado que sus materiales directos son: azúcar, chocolate, panela, leche y sus materiales indirectos son agua, saborizante, chispas de chocolate; todos estos materiales observamos en la figura 7.

 

Para el mes de septiembre los costos incurridos fueron:

Azúcar utilizada: $10.200

Chocolate utilizado: $7.800

Saborizante utilizado: $6.100

Chispas de chocolate utilizadas: $5.400

El costo de los empleados encargados de la elaboración de dulces fue $16.500

El costo de los empleados encargados de supervisar la producción fue $13.200

Adicionalmente se incurrieron en los siguientes costos y gastos:

Mantenimiento de oficinas administrativas $11.800

Depreciación de la maquinaria de fábrica $7.200

Calefacción de la fábrica $3.750

Comisiones de vendedores $2.910

Sueldo de asistente administrativo $1.800

 

Partiendo de estos datos el primer paso es identificar todas las materias primas directas utilizadas:

Azúcar utilizada: $10.200

Chocolate utilizado: $7.800

Por lo tanto, el costo de la materia prima directa (MPD) es la suma de estos dos materiales que sería el total de $18.000

La mano de obra directa (MOD) corresponde al costo de los empleados encargados de la elaboración de dulces que fue $16.500

Con estos datos se puede calcular el costo primo:

 

Costo primo = MPD + MOD

=$18.000 + $16.500

= $34.500

Para poder calcular los siguientes costos, se debe primero desglosar los rubros que componen los costos indirectos de fabricación (CIF)

 

Detalle de los CIF:

• Materia prima indirecta (MPI) utilizada:

Saborizante utilizado $6.100

Chispas de chocolate utilizadas: $5.400

Por lo tanto, el costo de la MPI es la suma de estos dos materiales = $11.500

• Mano de obra indirecta (MOI):

Corresponde al costo de los empleados encargados de supervisar la producción que fue $13.200

• Carga fabril: Corresponde a los siguientes costos:

Depreciación de la maquinaria de fábrica $7.200

Calefacción de la fábrica $3.750

Es decir, el total de carga fabril es $10.950

En resumen, tenemos:

• Materia prima indirecta= $11.500
• Mano obra indirecta=$13.200
• Carga fabril=$10.950
• TOTAL DE CIF=$35.650

Una vez conocido el total de CIF calculamos los siguientes costos.

 

Costo de conversión= MOD + CIF

= $16.500 + $35.650

= $52.150

 

Costo de producción= MPD + MOD + CIF

= $18.000 + $16.500 + $35.650

= $70.150

 

Para calcular el costo total del período, reconocemos los gastos:

Gastos administrativos:

Mantenimiento de oficinas administrativas $11.800

Sueldo de asistente administrativo $1.800

Total de gastos administrativos $13.600

Gastos de ventas:

Comisiones de vendedores $2.910

Total de gastos de ventas $2.910

 

Costo total del período= Costo de producción + Gastos administrativos, de ventas y generales

= $70.150 + $13.600 +$2.910

= $86.660

 

 

El proceso de compra de materias primas parte de una planificación que se estructura considerando el presupuesto de ventas, que consiste en conocer de manera estimada cuantas unidades se venderán del producto que estamos elaborando, con esta base luego se elabora el presupuesto de producción que determina una estimación del número de unidades que se producirán: con esa estimación se puede también determinar la cantidad de materiales que se requieren para esta producción. Con la información de la producción que se realizará en un determinado período, se establecerá un listado de materias primas, identificando cuales son materias primas directas y cuales son materias primas indirectas.

En base al control de existencias de inventarios, se determina la cantidad de materiales que debe comprarse, desarrollándose el proceso de compra de estos, para ello las empresas de acuerdo con su estructura y tamaño cuentan con departamentos específicos de compras o con una persona encargada de ejecutar este trabajo. Los responsables de la compra mantienen métodos de control establecidos para seleccionar al mejor proveedor, que se tratará de elaborar un listado autorizado de proveedores por tipo de material o pedir al menos a tres proveedores diferentes una cotización para de ellos escoger la mejor.

El control logístico de los inventarios es un tema que debe estar presente, pues usando diferentes métodos para mantener los stocks adecuados de inventarios será eficiente los saldos de inventarios que se mantengan almacenados en bodega, depende también del tipo de materias primas que se utilicen en la producción, pues si se trata de inventarios perecibles fácilmente su almacenamiento debe ser apropiado para evitar unidades dañadas, al guardar los diferentes materiales es conveniente también mantener un orden específico de los mismos para facilitar su manejo y ubicación al momento de uso, en la figura 1 observamos un buen acopio de materiales y su control permanente.

 

4.1.1. Documentos que intervienen en el proceso de compra

El proceso de compra parte de la requisición de compra, que es una solicitud escrita que se debe remitir al departamento de compra o persona encargada de la compra, la requisición se emite por parte de los diferentes departamentos de producción, quienes conocen directamente la necesidad de materiales requeridos para la elaboración de un producto.

Este documento contiene generalmente la siguiente información: número de requisición, nombre del departamento que solicita, cantidad de material solicitado, descripción del material, fecha del pedido, fecha de entrega estimada y firma de responsabilidad (Polimeni et. al., 1997).

El segundo documento que interviene es la orden de compra, la cual emitirá el departamento de compra o persona encargada de compra, previo a revisar que los materiales solicitados en la requisición de compra no estén disponibles físicamente y a ejecutar el proceso de selección del proveedor considerando para el mismo tanto la calidad, el precio, el tiempo de entrega y las facilidades de pago del proveedor.

La orden de compra contiene el detalle de los materiales que se van a adquirir en cantidad, descripción, costo unitario y costo total de los mismos; este documento se envía al proveedor y contendrá también los términos de pago y entrega (Polimeni et. al., 1997).

Al momento de recibir los materiales en la empresa, intervienen dos documentos: el informe de recepción y la factura. El informe de recepción lo elabora el bodeguero o persona encargada de recibir los materiales, constituye un aval de que los materiales se recibieron en forma completa y en óptimas condiciones.

Los datos que contiene el informe de recepción son: nombre del proveedor, número de orden de compra, fecha de recepción, cantidad recibida, descripción del material, discrepancias al comparar con la orden de compra o por material dañado o que no esté en buenas condiciones y firma de responsabilidad (Polimeni et. al., 1997).

En caso de existir discrepancias o problemas de calidad al recibir los materiales, estos serán devueltos al proveedor, quien emitirá una nota de crédito.

 

 

4.1.2. Documentos que intervienen en el proceso de utilización de materiales:

En el proceso descrito anteriormente los materiales fueron recibidos en la empresa y se procede a su almacenamiento, en el caso de las materias primas su transformación inicia cuando estos materiales deben enviarse al proceso productivo para la elaboración de bienes. Aparece entonces un documento importante que se llama la requisición de materiales el mismo que sirve de soporte para la salida de materiales de bodega hacia la producción.

La requisición de materiales es preparada por el gerente de producción o el supervisor del departamento y deberá tener una numeración, el nombre del departamento que requiere el material, la cantidad, descripción, costo unitario y costo total (Polimeni et. al., 1997).

La requisición es un documento de control que permitirá efectuar los despachos de materiales a producción, para luego descargar los inventarios de las respectivas tarjetas de existencia y realizar los registros contables con los costos.

 

En la figura 2 podemos visualizar el proceso de compra y utilización de forma completa, con todos los documentos que hemos estudiado hasta el momento.

 

Al momento de la utilización de materiales es donde inicia la diferenciación entre los mismos, de tal manera que si se utilizan materias primas directas estas se convertirán en inventario de productos en proceso, mientras que si se utilizan materias primas indirectas se convierten en un costo indirecto de fabricación, la figura 3 muestra esta diferenciación.

 

Vamos a partir de la definición de inventario de acuerdo con la Norma Internacional NIC2, que indica que son “activos que se adquieren con la finalidad de ser vendidos en el ciclo normal de las operaciones del negocio”. Estos inventarios también incluyen productos en proceso de transformación, suministros y repuestos utilizados en el proceso de producción .

El costo de estos inventarios dependerá del método de valoración utilizado, para seleccionar el método dependerá de las condiciones y tipo de artículo elaborado (Gamboa y Jiménez, 2023).

Los inventarios pueden contabilizarse utilizando el método periódico o el método permanente; el primero registra las compras y descuentos en compras mediante cuentas auxiliares dentro de la contabilidad, al final del período para obtener el costo del inventario final es obligatorio realizar una toma física de este. El sistema permanente registra en la cuenta de inventario de materiales las compras netas (con descuento ya incluido), pero cada vez que se utilizan materiales se realiza un registro de tal forma que el inventario se mantiene con los saldos actualizados, este proceso lo hace con la ayuda del auxiliar contable llamado “Kardex” que explicaremos más adelante.

Algunos de los procedimientos de control más importantes para las materias primas son los siguientes:

• La inversión óptima en inventarios se basa en las políticas que establezca la gerencia, en las cuales se deberá balancear el tamaño y variedad con el costo de su manejo.
• Para lograr una compra eficiente de materiales es necesario que exista tanto una buena planificación de ventas, como una programación adecuada de producción.
• Los inventarios más costosos deben ser revisados de forma permanente por personal experimentado para mantener los stocks suficientes (Polimeni et. al., 1997).

Al mantener un nivel óptimo de inventarios se logran algunas ventajas como son: evitar inventarios obsoletos o pérdidas por deterioro, reducir costos de almacenamiento, ganar un costo de oportunidad porque los fondos se pueden invertir en otros proyectos. Si el inventario es insuficiente puede generar dificultades como: interrupciones en procesos de producción, pérdidas de ventas y clientes, desaprovechamiento de descuentos comerciales por volumen (Sinisterra y Rincón, 2017).

En la figura 4 se muestra un resumen de los diferentes controles y logística en el manejo de los inventarios que permite obtener stocks adecuados de los mismos.

4.2.1. Estructura y manejo de un Kardex

La tarjeta Kardex es un documento que facilita el control de los inventarios, registra para cada uno de los ítems los movimientos que se realizan durante un período tanto en cantidades, como en costos unitarios y totales. Los valores presentados en el Kardex deben ser similares a los registros contables a través del libro diario de las transacciones relacionadas con las materias primas, su uso por lo tanto es de ayuda y permite el control más específico de los inventarios.

En la tabla 1 se observa el formato de una tarjeta Kardex, el cual inicia con la fecha en que ocurre la transacción, un breve detalle que describe el tipo de transacción, la primera parte contiene las entradas en donde se registrará las compras de materias primas tanto en cantidades como costos unitarios y totales, en esta sección también se registran las devoluciones en compras, pero con signo negativo para reflejar una disminución del inventario. En la segunda parte se registran las salidas del inventario en cantidad, costo unitario y total, representa las utilizaciones de materias primas que han sido enviadas a la producción y la tercera parte muestra los saldos o existencias de materias primas también en cantidad, costo unitario y total; esta sección va a depender del método que se utilice en la valoración del inventario.

 

 

Tomando como punto de referencia la información que contiene el Kardex se puede elaborar el movimiento tanto de materia prima directa como de materia prima indirecta aprendidos en la clase anterior, donde se parte del inventario inicial de materiales que estará registrado en la primera línea de la sección de existencias, luego están las compras de materias primas dato que se toma de la sumatoria de la sección de entradas del Kardex, finalmente tenemos el inventario final de materias primas que corresponde a la última línea de la sección de existencias, esto permitirá determinar las materias primas utilizadas cuyo valor debe coincidir con la sumatoria de las salidas del Kardex, al final de esta clase profundizaremos esta elaboración realizando un ejercicio con los materiales tanto directos como indirectos.

 

Para la valoración del inventario existen dos métodos: El método promedio y el método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS) o sus siglas en inglés (FIFO) que significa First in First out; este último indica que las primeras compras de materiales serán las primeras que se utilizarán al momento de producir, por lo tanto, el control en existencias en este método se lo va realizando por lotes para diferenciar los costos de cada lote al momento de registrar las salidas o utilizaciones. Siendo el método promedio el de mayor utilización por las empresas, será el que nosotros utilizaremos en la valoración y se explica más adelante.

4.2.2. Uso del método promedio en el Kardex

El método promedio consiste en sumar el costo total de las unidades en la columna de existencias y dividirlo para la cantidad total obteniendo un costo promedio. Entre las ventajas de su uso están: que es de fácil aplicación y presenta una utilidad razonable al promediar los costos antiguos y actuales (Gamboa y Jiménez, 2023).

En la Tabla 2 se presenta un ejemplo del manejo de Kardex con el método promedio, parte de un inventario inicial de materia prima directa de 100 unidades valorado en $3,50 que da un total de $350; luego se realiza una compra de 200 unidades a $4 cada una por un total de $800, al obtener las existencias se debe sumar las 100 unidades que teníamos más las 200 que se compraron obteniendo un total de 300 unidades, en los costos totales se suma $350 más $800 de la compra dando un total de $1.150, el costo unitario sale dividiendo los $1.150 para las 300 unidades y es de $3,83. Para la utilización de materia prima usamos el último costo que aparece en existencias que es $3,83 que significa un costo total de $191,50, obteniendo nuevamente los saldos: 300 unidades menos 50 utilizadas son 250 unidades en cantidad, el costo total sería $1.150 menos $191,50 que es $$958,50, el costo promedio se obtiene dividiendo $958,50 para 250 unidades siendo $3,83.

 

Con el Kardex mostrado anteriormente, en la Tabla 3 realizaremos enseguida el movimiento de la materia prima directa:

Tabla 3

Movimiento de MPD

Detalle	Costo
Inventario inicial MPD (a)	$350
(+) Co mpras de MPD (b)	$800
MPD disponible	$1.150
(-) Inventario final MPD (c)	$958,50
MPD utilizada (d)	$191,50

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Content

• Este dato se toma de la primera línea de existencias
• Corresponde a la suma de la columna de entradas del Kardex
• Se toma de la última línea de existencias del Kardex
• Corresponde a la suma de la columna de saldos del Kardex

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