Las transacciones contables son eventos económicos que afectan a la situación financiera de una empresa y deben ser registrados en su contabilidad. Estas transacciones pueden involucrar la compra o venta de bienes y servicios, pagos de salarios, adquisición de activos, entre otros. Según el marco conceptual de las NIIF, una transacción debe ser reconocida cuando cumpla con el criterio de ser medible y sea probable que genere beneficios económicos futuros.

Las NIIF establecen que el reconocimiento contable de una transacción debe basarse en los siguientes principios fundamentales:

• Principio de devengo: las transacciones deben registrarse en el momento en que ocurren, no cuando se recibe o paga el efectivo.
• Relevancia: solo se reconocen transacciones que proporcionen información útil para la toma de decisiones.
• Fiabilidad: los registros deben basarse en evidencia verificable y representar fielmente la situación financiera.
• Comparabilidad: los registros deben seguir criterios uniformes que permitan su análisis en diferentes períodos contables.

El proceso contable involucra tres fases claves:

• Reconocimiento: determina si una transacción debe registrarse en los estados financieros.
• Medición: asigna un valor monetario a la transacción, utilizando métodos como el costo histórico, el valor razonable o el costo amortizado.
• Presentación: consiste en la forma en que la información se muestra en los estados financieros para los usuarios interesados.

Dentro de la contabilidad existen transacciones que se deben saber identificar en el día a día para su tratamiento y registro, para ello se muestra los diferentes tipos de transacciones.

3.4.1 Transacciones operativas y no operativas

Operativas: relacionadas a la actividad principal de la empresa (ventas, compras, pago de salarios).

No operativas: no forman parte del negocio principal, como la venta de activos fijos.

3.4.2 Transacciones internas y externas

Internas. Las transacciones internas son aquellas que ocurren dentro de la empresa, sin involucrar a terceros. Un ejemplo claro es la depreciación de activos fijos. Cuando una empresa de manufactura registra la depreciación de su maquinaria, esta operación no implica a ninguna entidad externa, pero sí afecta a los registros contables internos, reduciendo el valor del activo y aumentando los gastos contables.

Otro ejemplo de transacción interna es la transferencia de fondos entre cuentas bancarias de la misma empresa. Si una compañía mueve dinero de su cuenta corriente a su cuenta de ahorros, este movimiento no representa una transacción con un tercero, pero sí impacta en su flujo de caja y registros financieros.

Externas. Las transacciones externas involucran a partes ajenas a la empresa, como proveedores, clientes o entidades financieras. La compra de materia prima a un proveedor es un claro ejemplo de transacción externa, ya que la empresa adquiere insumos para su producción a cambio de una obligación de pago. De igual manera, cuando una empresa vende productos a sus clientes, se genera un ingreso y se crea una relación económica con una entidad externa. Otro caso es la obtención de un préstamo bancario, donde la empresa recibe financiamiento a cambio de asumir una deuda con la institución financiera, lo que implica obligaciones de pago y el reconocimiento de intereses.

Las transacciones internas y externas son fundamentales para el control contable de una organización. Mientras que las internas permiten llevar un registro de las operaciones internas de la empresa y su impacto en la contabilidad, las externas reflejan la interacción con el mercado y otras entidades; afectan a la liquidez, a la estructura de costos y a los ingresos.

3.4.3 Transacciones de efectivo y crédito

Las transacciones de efectivo son aquellas en las que el pago o recepción de dinero ocurre de manera inmediata, sin compromisos de pago futuro. Un ejemplo común es la compra de suministros de oficina en una tienda con pago al contado. La empresa entrega el dinero en el momento de la compra y recibe los bienes, sin generar una obligación financiera.

Otro caso de transacción en efectivo es el pago de servicios públicos, donde la empresa cancela la factura de luz en el momento en que se realiza el consumo, sin dejar cuentas pendientes. Asimismo, la venta de productos en una tienda o minimercado, donde el cliente paga en efectivo o con tarjeta de débito en el momento de la compra, representa una transacción que no genera cuentas por cobrar.

En contraste, las transacciones a crédito implican un acuerdo de pago diferido, lo que significa que la empresa adquiere un bien o servicio con el compromiso de pagarlo en una fecha futura. Un ejemplo de transacción a crédito es la compra de materia prima a un proveedor, con un plazo de pago de 30 días; en este caso, la empresa recibe los insumos, pero la obligación de pago queda registrada como una cuenta por pagar.

De manera similar, cuando una empresa vende productos a un cliente bajo un contrato de crédito, genera un ingreso inmediato, pero no recibe el dinero hasta que el cliente cumpla con el plazo de pago establecido, lo que se registra como una cuenta por cobrar.

El registro y documentación de transacciones es un pilar fundamental en la contabilidad, ya que garantiza que cada operación financiera queda debidamente respaldada y reflejada en los estados financieros de la empresa. Sin un sistema adecuado de documentación, la contabilidad carecería de confiabilidad y no cumpliría los principios de transparencia exigidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Cada transacción, ya sea una compra, una venta, el pago de una deuda o la recepción de un ingreso- debe estar sustentada por un documento que sirva como prueba de la operación; en el caso de Ecuador, incluso por la parte tributaria el SRI (Servicio de Rentas Internas), para el respaldo de una transacción comercial, el sustento es la factura electrónica o nota de venta física.

3.5.1 Importancia de la evidencia documental

El proceso de registro contable se inicia con la identificación de la transacción, su análisis y su correspondiente documentación. La documentación que respalda las transacciones es clave para la auditoría y control financiero. Cada empresa debe conservar sus comprobantes durante el período establecido por la normativa vigente, ya que estos documentos pueden ser requeridos por entidades reguladoras, fiscales o auditoras.

La correcta organización de la documentación facilita el análisis financiero y permite corregir posibles errores en el registro contable. En un entorno digitalizado, muchas empresas han migrado a sistemas electrónicos de facturación y almacenamiento de documentos, lo que optimiza la gestión documental y minimiza el riesgo de pérdida o deterioro de los archivos físicos.

El registro adecuado de las transacciones y su documentación no solo es una obligación contable, sino también una herramienta estratégica para la toma de decisiones gerenciales. A partir de estos registros, la administración puede evaluar la rentabilidad del negocio, identificar tendencias financieras y prever necesidades de financiamiento. Una contabilidad bien documentada permite mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la confianza de inversionistas, proveedores y otros grupos de interés en la empresa o stakeholders.

3.5.2 Facturas, recibos, notas de débito y crédito

En el Ecuador, la documentación de transacciones contables debe cumplir con la normativa tributaria establecida por el Servicio de Rentas Internas (SRI). El Código Tributario y la Ley de Régimen Tributario Interno regulan la emisión y uso de comprobantes de venta, los cuales sirven como respaldo legal para la declaración de impuestos y el control fiscal. Dentro de estos comprobantes, se encuentran las facturas, recibos, notas de débito y notas de crédito; documentos esenciales para la transparencia y legalidad de las operaciones comerciales y contables.

Facturas

La factura es el principal documento que respalda la venta de bienes y servicios. En Ecuador, las facturas deben cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. Para ser válidas, deben contener el nombre o razón social del emisor, su número de RUC, el detalle de los bienes o servicios vendidos, el valor total de la transacción, el IVA (cuando corresponda), la fecha de emisión y la autorización del SRI.

Existen dos tipos de facturas:

• Facturas físicas o preimpresas: emitidas en papel con la autorización del SRI y numeración secuencial.
• Facturas electrónicas: emitidas a través del Sistema de Facturación Electrónica, obligatorio para la mayoría de los contribuyentes desde 2022, que permiten una mayor fiscalización y eficiencia en la gestión tributaria.

Recibos

El recibo es un documento que confirma la entrega de dinero por un concepto específico, como el pago de un servicio o el cobro de una deuda. A diferencia de la factura, el recibo no genera obligaciones tributarias directas, pero sí sirve como respaldo contable. En Ecuador, los recibos de arrendamiento son un ejemplo común, utilizados por propietarios que arriendan bienes inmuebles y que no están obligados a emitir facturas.

Notas de débito

Las notas de débito son documentos complementarios que se utilizan para aumentar el valor de una transacción previamente facturada. Se emiten cuando se ha cometido un error en la factura original o cuando se requiere un ajuste en el valor de la transacción, como la aplicación de intereses por mora en pagos a crédito.

Ejemplo de uso de una nota de débito

Si una empresa factura USD 1000 por venta de equipos electrónicos; y luego aplica un recargo de USD 50 por costos adicionales de transporte, deberá emitir una nota de débito por dicho valor.

Notas de crédito

Las notas de crédito tienen la función opuesta a las notas de débito, ya que sirven para disminuir el valor de una transacción previamente facturada. Se emiten cuando se otorga un descuento, se realiza una devolución de productos o se corrige un error en el valor facturado. En Ecuador, las notas de crédito deben ser autorizadas por el SRI y registradas contablemente.

Ejemplo de uso de una nota de crédito

Si una empresa factura USD 2 000 por servicios prestados, pero posteriormente acuerda con el cliente un descuento de USD 200 por fidelización, deberá emitir una nota de crédito por ese monto, para ajustar el valor total de la transacción.

La correcta emisión y archivo de facturas, recibos, notas de débito y notas crédito es fundamental para la declaración de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones tributarias en el Ecuador. El SRI realiza controles y auditorías periódicas, para verificar que los contribuyentes emitan y registren sus documentos de manera adecuada. No cumplir con la normativa puede resultar en multas, recargos o sanciones administrativas.