La empresa es una organización económica, que busca generar valor a través de la producción y comercialización de bienes o servicios. Su objetivo principal es obtener beneficios económicos de manera sostenible en el tiempo. Sin embargo, más allá del lucro, las empresas cumplen funciones claves dentro de la sociedad, como la generación de empleo, la innovación y la responsabilidad social.

Definición y objetivos

La empresa es una organización económica que busca generar valor a través de la producción y comercialización de bienes o servicios. Su objetivo principal es obtener beneficios económicos de manera sostenible en el tiempo.

Los principales objetivos de una empresa incluyen:

Objetivos clave de una empresa

• Eficiencia operativa: Lograr procesos productivos óptimos, que maximicen el uso de recursos.
• Rentabilidad: Obtener beneficios financieros que permitan su crecimiento y sostenibilidad.
• Responsabilidad social: Contribuir al bienestar de la comunidad mediante prácticas empresariales éticas.
• Innovación y desarrollo: Buscar mejoras continuas en sus productos, servicios y procesos para mantenerse competitiva.

Importancia en el contexto económico

Las empresas desempeñan un papel esencial en la economía de cualquier país, pues son estas las que impulsan el crecimiento, la innovación y la estabilidad financiera. Una de sus contribuciones más significativas es la generación de empleo, ya que proporcionan oportunidades laborales a millones de personas, permitiéndoles acceder a ingresos que mejoran su calidad de vida y fomentan el desarrollo social y económico.

Además, las empresas contribuyen al aumento de la productividad y de la competitividad, promoviendo de este modo la eficiencia en la producción de bienes y servicios. También tienen un impacto positivo en el desarrollo tecnológico, al invertir en investigación e innovación, lo que mejora la calidad y diversidad de productos en el mercado.

Otro aspecto clave es su contribución al Estado, a través del pago de impuestos al SRI, que permite financiar infraestructura, educación, salud y otros servicios públicos esenciales. Asimismo, fomentan el emprendimiento y la inversión, creando un ecosistema que impulsa nuevas oportunidades de negocio y fortalece la economía nacional.

En términos de sostenibilidad, muchas empresas han adoptado modelos de responsabilidad social corporativa (RSC), promoviendo prácticas ambientalmente responsables y apoyando iniciativas que benefician a la comunidad. De esta manera, no solo generan riqueza, sino que también contribuyen a un desarrollo equilibrado y sostenible.

Las empresas buscan reducir su impacto ambiental mediante prácticas responsables. Ejemplos:

Ejemplos de empresas con prácticas sostenibles

• Ikea: utiliza materiales reciclados y sostenibles en sus productos, además de operar con energía 100 % renovable en muchas de sus instalaciones.
• Tesla: desarrolla vehículos eléctricos y soluciones de energía renovable para reducir la huella de carbono en el área automotriz.
• Unilever: ha implementado un programa de reducción de desperdicios y emisiones de CO₂, con productos ecoeficientes en su fabricación y empaque.

1.2. Clasificación de empresas

Consejos para constituir una empresa SAS en Ecuador

Aspectos importantes y actualizados para constituir una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) en Ecuador: este video está diseñado para emprendedores y empresarios que buscan una guía detallada y práctica sobre cómo iniciar una empresa SAS. Desde los requisitos legales hasta consejos estratégicos, todo lo que se necesita saber para una constitución exitosa y eficiente de una empresa. Ya sea que se esté comenzando un nuevo negocio o planeando la expansión de uno existente, estos consejos proporcionarán una base sólida para tomar decisiones informadas y maximizar el potencial de la nueva empresa en el dinámico entorno empresarial ecuatoriano.

Por su actividad, se clasifican en industriales, comerciales y de servicios.

Industriales. La actividad básica de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de materias primas. Ejemplo: Panificadora Ambato, Novacero, Nestlé, Textiles San Pedro, Pasteurizadora Quito, etc.

Comerciales. Son aquellas que se dedican a la adquisición de bienes o productos, con el objeto de comercializarlos y obtener ganancias. Ejemplo: Artefacta, La Ganga, Mavesa, Vallejo Araujo, Tuti, Supermaxi, Tía, etc.

Servicios. La actividad económica de este tipo de empresas es vender servicios o capacidad profesional; es decir, productos intangibles. Ejemplo: Hospital de los Valles, Transportes Ecuador, Servicios Contables, Jurídicos, etc.

1.2.2. Por el sector al que pertenecen, se clasifican en pública, privada y mixta.

Públicas. Son empresas que pertenecen al Estado y se dedican a prestar servicios a la colectividad. Ejemplo: Ministerio de Trabajo, Banco Central del Ecuador, Secap, etc.

Privadas. El capital de este tipo de empresas pertenece a personas naturales o jurídicas del sector privado, la finalidad principal es obtener ganancias por la inversión realizada. Ejemplo: Primax, Centro Comercial Quicentro Shopping, etc.

Mixtas. El capital de las empresas mixtas está constituido por aportes del sector privado y del sector público. Ejemplo: Banco del Pacífico.

1.2.3. Por su tamaño, se clasifican en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas.

En otros países, las empresas por su tamaño se clasifican en tres grupos; sin embargo, en el Ecuador -mediante normativa emitida en el Registro Oficial N.º 335 del 7 de diciembre de 2010- se consideran cuatro grupos, que toman en cuenta variables como: total de ventas, total de activos, personal que labora, entre otros.

• Microempresa: Se considera microempresa aquella que recién empieza y tiene menos de 10 empleados.
• Pequeña empresa: Una pequeña empresa es aquella que maneja escasos recursos económicos y humanos.
• Mediana empresa: En este tipo de empresas la inversión de capital es considerable y el número de personal que labora se incrementa en relación con la pequeña empresa.
• Gran empresa: Las inversiones son de mayor cuantía, por lo tanto las utilidades también son significativas, el personal que posee es especializado por departamentos.

1.2.4. Por su estructura jurídica, se clasifican en individuales, sociedades anónimas, sociedades limitadas, entre otras.

El Artículo 1 de la Ley de Compañías del Ecuador (Ecuador, Ley de Compañías, 2023) define a las compañías como: “Contrato de Compañía es aquel por el cual dos o más personas unen sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades”.

Del concepto antes citado, se destaca que los aportes pueden ser en capitales (dinero o especie) o en industrias (fuerza de trabajo y capacidad personal del socio).

Las compañías deben organizarse bajo una de las siguientes formas, determinadas en la Ley de Compañías del Ecuador (Ecuador, Ley de Compañías, 2023):

• Compañía en nombre colectivo.
• Compañía en comandita simple y dividida por acciones.
• Compañía de responsabilidad limitada.
• Compañía anónima.
• Compañía de economía mixta.
• Sociedad por Acciones Simplificada (SAS).

Este último tipo de empresas es introducida en la Ley de Compañías del Ecuador (Ecuador, Ley de Compañías, 2023), esta forma societaria permite a uno o más socios constituir una empresa con una estructura flexible, sin necesidad de un mínimo de capital. Las SAS facilitan la formalización de emprendimientos y pequeñas empresas, otorgando responsabilidad limitada a sus socios y mayor autonomía en su administración.

Estas seis especies de compañías constituyen personas jurídicas. La Ley de Compañías (Ecuador, Ley de Compañías, 2023) reconoce, además, la asociación o cuentas en participación, la cual no se considera persona jurídica. Según el Artículo 583 del Código Civil (Ecuador, Código Civil, 2023), “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y de contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.

1.2.4. Las NIIF y la normativa contable

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de estándares contables desarrollados por el International Accounting Standards Board (IASB), cuyo objetivo es establecer principios comunes para la presentación de estados financieros; esto garantiza transparencia, comparabilidad y eficiencia en la información financiera a nivel mundial. (IASB, 2023)

Aplicación de las NIIF en la contabilidad

1. Normativa global: las NIIF permiten a las empresas seguir lineamientos contables uniformes, facilitando la inversión extranjera y el acceso a mercados internacionales.
2. Estados financieros: ayudan a la preparación y presentación de estados financieros; como el Estado de Situación Financiera, el Estado de Resultados Integrales, el Estado de Flujos de Efectivo o el Estado de Cambios en el Patrimonio.
3. Reconocimiento y medición de activos y pasivos: las NIIF establecen criterios claros sobre el reconocimiento de ingresos, costos y pasivos, permitiendo una mejor toma de decisiones empresariales.
4. Importancia en auditoría: son fundamentales en auditorías financieras, pues aseguran que las empresas cumplan con los requisitos de presentación de información financiera de manera transparente.
5. Adopción en el Ecuador: en nuestro país, las empresas reguladas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros están obligadas a aplicar las NIIF, esto determina que exista una mayor fiabilidad en la información financiera presentada.

Marco conceptual de las NIIF

El marco conceptual de las NIIF es el soporte teórico que describe los conceptos básicos a partir de los cuales se prepara la información financiera. Hay que tener presente que el marco conceptual no es una NIFF, pero sí es el punto de partida para poder comprender estas normas de Contabilidad.

1.2.5. La ética y el contador

El contador tiene una responsabilidad crucial en la transparencia y veracidad de la información financiera. Su actuar debe regirse por principios éticos fundamentales, como la integridad, la objetividad, la competencia profesional, la confidencialidad y el comportamiento profesional.

El Código de Ética del Contador Público del Ecuador -establecido por la Federación Nacional de Contadores del Ecuador (FNCE)- estipula que los profesionales contables deben actuar con honestidad y cumplir las normativas vigentes (FNCE, 2023).

Asimismo, la Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC), enfatiza en su código de ética la importancia de la independencia profesional y la responsabilidad social del contador, asegurando que su ejercicio esté libre de conflictos de interés (AIC, 2022).

Partes y componentes del código de ética del contador

1. Principios fundamentales:
   • Integridad
   • Objetividad
   • Competencia profesional y debido cuidado
   • Confidencialidad
   • Comportamiento profesional
2. Normas generales de conducta profesional:
   • Responsabilidad hacia el interés público
   • Cumplimiento de leyes y regulaciones
   • Evitar conflictos de interés
3. Aplicación del código de ética en diferentes contextos:
   • Contadores en ejercicio independiente
   • Contadores en empresas privadas
   • Contadores en el sector público
   • Docencia y consultoría en contabilidad
4. Sanciones y consecuencias por el incumplimiento:
   • Advertencias y sanciones disciplinarias
   • Suspensión o revocación del ejercicio profesional
   • Procedimientos legales en caso de fraude contable

Aplicación del código de ética en la contabilidad y dilemas éticos

El código de ética del contador guía el ejercicio profesional; además, asegura que la información financiera sea fiable y libre de manipulaciones. Su aplicación es clave en la presentación de estados financieros, auditorías, asesoramiento fiscal y gestión contable. Garantiza que el contador no incurra en prácticas fraudulentas ni malintencionadas, que puedan afectar a la toma de decisiones de los usuarios de la información financiera.

Los dilemas éticos en la contabilidad pueden incluir conflictos de interés, presiones para alterar informes financieros, encubrimiento de fraudes y el uso de información privilegiada. Un contador puede verse presionado a modificar estados financieros para cumplir expectativas de inversionistas o dueños de la empresa, lo que vulnera los principios de integridad y objetividad.

Otro dilema común es la confidencialidad de la información. En algunos casos, un contador podría ser presionado para que divulgue datos sensibles sin autorización, lo que podría comprometer su ética profesional.

Para abordar estos dilemas, el código de ética enfatiza la importancia de la independencia del contador y la aplicación de mecanismos de denuncia de irregularidades. La adhesión estricta a los principios éticos fortalece la credibilidad de la profesión contable y asegura la confiabilidad de la información financiera.

Las cuentas contables son registros estructurados, que permiten clasificar y registrar las transacciones económicas de una empresa.

Las cuentas contables son instrumentos de clasificación y registro que permiten agrupar de manera sistemática las transacciones financieras de una empresa. Cada cuenta representa un elemento específico del patrimonio empresarial y sus variaciones.

Las cuentas contables permiten clasificar y registrar las transacciones económicas de una empresa. Cada cuenta contable pertenece a una categoría específica y refleja cambios en la estructura financiera de la organización.

Representación de una cuenta contable

Tradicionalmente, las cuentas contables se representan mediante la ‘T de mayor’, una herramienta visual que facilita el registro y análisis de las transacciones. Esta representación se estructura de la siguiente manera:

Según López (2021), las partes de una cuenta contable son:

• Debe: una cuenta contable se divide en dos columnas. En la columna de la izquierda se irán realizando las anotaciones de las transacciones que supongan un ingreso por parte de la compañía. Se registrarán los aumentos en activos y gastos; y las disminuciones, en pasivos, patrimonio e ingresos.
• Haber: en la columna de la derecha se anotan todas las transacciones que supongan un gasto o una carga para la compañía. Se registrarán los aumentos en pasivos, patrimonio e ingresos; y las disminuciones, en activos y gastos.
• Nombre: en cada una de las partidas del debe y del haber se deberán registrar, por ejemplo, la compra o venta de maquinaria, las cuentas bancarias de las que disponga la empresa, los créditos o la materia prima comprada, entre otros.
• Saldo: es el resultado de la diferencia entre el debe y el haber. Existen tres tipos de saldos:
  • Saldo deudor: cuando el debe es mayor que el haber.
  • Saldo acreedor: cuando el haber es mayor que el debe.
  • Saldo nulo: cuando el debe y el haber son iguales se conoce como cuenta saldada.

La forma más fácil de iniciar el proceso de registro de los movimientos contables que se presentan en las organizaciones con el desarrollo de su objeto social, es el uso de las cuentas T; esto facilita a los estudiantes su comprensión, al poder visualizar las acciones realizadas durante cada periodo (Tesuva.edu.co, 2021)

Ejemplo práctico: Identificación de una cuenta contable

Supongamos que una empresa realiza la siguiente transacción: • Compra de mercaderías por USD 1 000, al contado.

Paso 1: Identificar las cuentas involucradas

• Mercaderías: representa bienes adquiridos para la venta. Es una cuenta de activo.
• Caja: representa el dinero en efectivo de la empresa. Es una cuenta de activo.

Paso 2: Determinar el efecto en cada cuenta

• Mercaderías: aumenta, ya que se incrementa el inventario de productos.
• Caja: disminuye, debido al pago en efectivo realizado.

Paso 3: Registrar la transacción en las cuentas correspondientes

Utilizando la ‘T de mayor’

Explicación:

• Se carga (débito) la cuenta mercaderías por USD 1 000, reflejando el aumento en el inventario.
• Se abona (acredita) la cuenta caja por USD 1 000, reflejando la salida de efectivo.

Para una comprensión más visual y detallada sobre la representación y uso de las cuentas contables, puedes consultar el siguiente video educativo:

Características principales de la cuentas contables:

• Denominación única y específica que refleja el elemento que representa.
• Naturaleza deudora o acreedora.
• Capacidad de recibir cargos (débitos) y abonos (créditos).
• Saldo que representa la diferencia entre débitos y créditos.
• Pertenencia a un grupo específico de cuentas (activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos).

2.1.1. Importancia de la identificación en la contabilidad

La correcta identificación de las cuentas contables es fundamental por lo siguiente:

1. Precisión en el registro: permite registrar cada transacción en las cuentas correctas, asegurando la exactitud de la información financiera.
2. Trazabilidad: facilita el seguimiento de las operaciones y de los movimientos financieros a lo largo del tiempo.
3. Análisis financiero: posibilita la generación de informes financieros precisos y el análisis detallado de la situación económica de la empresa.
4. Cumplimiento normativo: asegura el cumplimiento de las normas contables y fiscales aplicables.
5. Toma de decisiones: proporciona información organizada y clara para la toma de decisiones empresariales.

2.1.2. Diferenciación entre cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos

Activo. Según el marco conceptual para la Información Financiera, un activo es “un recurso controlado por la entidad, como resultado de eventos pasados; del cual se espera obtener beneficios económicos futuros” ([IASB], 2018). Entre las cuentas que son parte del activo tenemos:

• ✔ Efectivo y equivalentes al efectivo: dinero en caja y depósitos bancarios disponibles para uso inmediato.
• ✔ Cuentas por cobrar comerciales: montos adeudados por clientes derivados de ventas a crédito.
• ✔ Inventarios: bienes destinados a la venta o utilizados en la producción de bienes o servicios.
• ✔ Propiedades, planta y equipo: activos tangibles como edificios, maquinaria y equipos utilizados en operaciones.
• ✔ Inversiones financieras: participaciones en acciones o bonos de otras entidades mantenidas con multas de inversión.

Pasivo. Es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya liquidación se espera que resulte en una salida de recursos que incorporan beneficios económicos. Entre las cuentas que son parte del pasivo tenemos:

• ✓ Cuentas por pagar comerciales: obligaciones con proveedores por compras a crédito.
• ✓ Préstamos bancarios: deudas contraídas con instituciones financieras.
• ✓ Obligaciones por arrendamientos financieros: compromisos de pago derivados de contratos de arrendamiento financieros.
• ✓ Provisiones por garantías: estimaciones de costos futuros relacionados con garantías ofrecidas a clientes.
• ✓ Impuestos por pagar: obligaciones fiscales pendientes de pago.

Patrimonio. Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. Representa los intereses de los propietarios sobre los activos netos de la entidad.

• ✓ Capital social: aportes realizados por propietarios o accionistas de la entidad.
• ✓ Reservas: utilidades retenidas o ganancias acumuladas no distribuidas.
• ✓ Resultados acumulados: beneficios o pérdidas de ejercicios anteriores que no han sido distribuidos.
• ✓ Ajustes por revaluación: incrementos en el valor de activos reconocidos en el patrimonio.

Ingresos. Son los incrementos en los beneficios económicos durante el período contable, en forma de entradas o de aumentos en el valor de los activos o de disminuciones de los pasivos; que resultan en aumentos del patrimonio, y que no están relacionados con aportaciones de los propietarios.

• ✓ Ventas de bienes: ingresos obtenidos por la venta de productos.
• ✓ Prestación de servicios: ingresos derivados de servicios brindados a clientes.
• ✓ Ingresos por intereses: ganancias obtenidas por inversiones financieras.
• ✓ Dividendos recibidos: participación en las utilidades de otras empresas.
• ✓ Ganancias por venta de activos: beneficios obtenidos de la venta de activos no corrientes.

Gastos. Son los decrementos en los beneficios económicos durante el período contable, en forma de salidas o reducciones en el valor de los activos, o generación de pasivos; que resultan en disminuciones del patrimonio, y que no están relacionados con distribuciones a los propietarios.

• ✓ Costo de ventas: costos directos asociados a la producción o adquisición de bienes vendidos.
• ✓ Gastos de administración: desembolsos relacionados con la gestión y operación general de la entidad.
• ✓ Gastos de ventas y distribución: costos incurridos en la promoción y distribución de productos o servicios.
• ✓ Gastos financieros: intereses pagados sobre préstamos y otras cargas financieras.
• ✓ Pérdidas por deterioro de activos: reducciones en el valor recuperable de activos.

2.2.1. Estructura del plan de cuentas contables

El plan de cuentas es un listado ordenado y sistemático de todas las cuentas que se utilizan en una empresa. Su estructura típica incluye:

1. Niveles jerárquicos:
   • Primer nivel: grupos principales (1 dígito)
   • Segundo nivel: subgrupos (2 dígitos)
   • Tercer nivel: cuentas de mayor (4 dígitos)
   • Cuarto nivel: subcuentas (6 dígitos)
   • Quinto nivel: auxiliares (8 dígitos)
2. Agrupación típica:
   1. Activo
   2. Pasivo
   3. Patrimonio
   4. Ingresos
   5. Gastos
   6. Cuentas de orden

Plan de cuentas. Es una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que conforman el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos de una empresa, las mismas que se identifican con un código.

2.2.2. Métodos de codificación de cuentas

1. Sistema numérico: utiliza exclusivamente números.
   • Ejemplo:

     CÓDIGO	GRUPOS	ESTADO FINANCIERO
     1	Activo	Estado de Situación Financiera
     2	Pasivo	Estado de Situación Financiera
     3	Patrimonio	Estado de Situación Financiera
     4	Ingresos	Estado de resultados
     5	Costos y gastos	Estado de resultados

2. Sistema alfabético: utilizado con letras para su identificación.
   • Ejemplo:
     • A Activo
     • B Pasivo
     • C Patrimonio
     • D Ingresos
     • E Gastos
3. Sistema alfanumérico: combina letras y números.
   • Ejemplo:
     • AC-1000 Activo Corriente
     • AC-1100 Efectivo
     • AC-1111 Caja General

Ventajas y consideraciones de cada sistema:

• El sistema numérico es más simple y universalmente comprensible.
• El sistema alfanumérico puede ser más intuitivo y facilitar la identificación.
• Ambos sistemas deben ser flexibles para permitir la incorporación de nuevas cuentas; sin embargo, el más utilizado es el numérico.

2.2.3. Uso de software compatible para la codificación de cuentas

En la actualidad, este trabajo lo realizan los programas contables modernos, para ello ofrecen diversas funcionalidades para la gestión de cuentas; entre estas características principales tenemos: catálogo de cuentas predefinidas, personalización de códigos y nombres de cuentas, validación automática de códigos, jerarquización automática, informes personalizados.

Adicional a ello se debe considerar que cada empresa debe tener su propia codificación contable y que se debe basar en el país que se encuentran. Aquí en el Ecuador, se utiliza el Catálogo Único de Cuentas de las Superintendencias de Compañías, Valores y Seguros, Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Economía Popular y Solidaria o la entidad de control que aplique.

Ventajas del uso de software:

• Reducción de errores en la codificación.
• Automatización de procesos contables.
• Facilidad de búsqueda y clasificación.
• Generación automática de informes.
• Control de acceso y seguridad.

Consideraciones importantes:

• Capacitación del personal.
• Respaldo regular de la información.
• Actualización periódica del software.
• Compatibilidad con normativas vigentes.

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) influyen en la codificación de cuentas, ya que desde la aparición de las normas, estas están en continua actualización para la presentación de las cuentas del estado de situación financiera. La Norma Internacional de Contabilidad recomienda la siguiente clasificación:

Entre los aspectos que debemos considerar para cumplir las normas NIIF tenemos:

1. Principios fundamentales:
   • Uniformidad en la presentación.
   • Comparabilidad de la información.
   • Transparencia en los registros.
   • Relevancia de la información.
2. Impacto en la estructura del plan de cuentas:
   • Incorporación de cuentas específicas requeridas por las NIIF.
   • Adaptación de nombres y descripciones de cuentas.
   • Modificación de agrupaciones según requerimientos internacionales.
   • Inclusión de cuentas para el registro de ajustes por adopción de NIIF.
3. Consideraciones generales:
   • Valor razonable.
   • Deterioro de activos.
   • Arrendamientos.
   • Ingresos por contratos con clientes.
4. Recomendaciones para la implementación:
   • Revisión periódica del plan de cuentas.
   • Documentación de políticas contables.
   • Capacitación continua del personal.
   • Asesoría profesional cuando sea necesario.
   • Monitoreo de actualizaciones en las normas.

Las transacciones contables son eventos económicos que afectan a la situación financiera de una empresa y deben ser registrados en su contabilidad. Estas transacciones pueden involucrar la compra o venta de bienes y servicios, pagos de salarios, adquisición de activos, entre otros. Según el marco conceptual de las NIIF, una transacción debe ser reconocida cuando cumpla con el criterio de ser medible y sea probable que genere beneficios económicos futuros.

Las NIIF establecen que el reconocimiento contable de una transacción debe basarse en los siguientes principios fundamentales:

• Principio de devengo: las transacciones deben registrarse en el momento en que ocurren, no cuando se recibe o paga el efectivo.
• Relevancia: solo se reconocen transacciones que proporcionen información útil para la toma de decisiones.
• Fiabilidad: los registros deben basarse en evidencia verificable y representar fielmente la situación financiera.
• Comparabilidad: los registros deben seguir criterios uniformes que permitan su análisis en diferentes períodos contables.

El proceso contable involucra tres fases claves:

• Reconocimiento: determina si una transacción debe registrarse en los estados financieros.
• Medición: asigna un valor monetario a la transacción, utilizando métodos como el costo histórico, el valor razonable o el costo amortizado.
• Presentación: consiste en la forma en que la información se muestra en los estados financieros para los usuarios interesados.

Dentro de la contabilidad existen transacciones que se deben saber identificar en el día a día para su tratamiento y registro, para ello se muestra los diferentes tipos de transacciones.

3.4.1 Transacciones operativas y no operativas

Operativas: relacionadas a la actividad principal de la empresa (ventas, compras, pago de salarios).

No operativas: no forman parte del negocio principal, como la venta de activos fijos.

3.4.2 Transacciones internas y externas

Internas. Las transacciones internas son aquellas que ocurren dentro de la empresa, sin involucrar a terceros. Un ejemplo claro es la depreciación de activos fijos. Cuando una empresa de manufactura registra la depreciación de su maquinaria, esta operación no implica a ninguna entidad externa, pero sí afecta a los registros contables internos, reduciendo el valor del activo y aumentando los gastos contables.

Otro ejemplo de transacción interna es la transferencia de fondos entre cuentas bancarias de la misma empresa. Si una compañía mueve dinero de su cuenta corriente a su cuenta de ahorros, este movimiento no representa una transacción con un tercero, pero sí impacta en su flujo de caja y registros financieros.

Externas. Las transacciones externas involucran a partes ajenas a la empresa, como proveedores, clientes o entidades financieras. La compra de materia prima a un proveedor es un claro ejemplo de transacción externa, ya que la empresa adquiere insumos para su producción a cambio de una obligación de pago. De igual manera, cuando una empresa vende productos a sus clientes, se genera un ingreso y se crea una relación económica con una entidad externa. Otro caso es la obtención de un préstamo bancario, donde la empresa recibe financiamiento a cambio de asumir una deuda con la institución financiera, lo que implica obligaciones de pago y el reconocimiento de intereses.

Las transacciones internas y externas son fundamentales para el control contable de una organización. Mientras que las internas permiten llevar un registro de las operaciones internas de la empresa y su impacto en la contabilidad, las externas reflejan la interacción con el mercado y otras entidades; afectan a la liquidez, a la estructura de costos y a los ingresos.

3.4.3 Transacciones de efectivo y crédito

Las transacciones de efectivo son aquellas en las que el pago o recepción de dinero ocurre de manera inmediata, sin compromisos de pago futuro. Un ejemplo común es la compra de suministros de oficina en una tienda con pago al contado. La empresa entrega el dinero en el momento de la compra y recibe los bienes, sin generar una obligación financiera.

Otro caso de transacción en efectivo es el pago de servicios públicos, donde la empresa cancela la factura de luz en el momento en que se realiza el consumo, sin dejar cuentas pendientes. Asimismo, la venta de productos en una tienda o minimercado, donde el cliente paga en efectivo o con tarjeta de débito en el momento de la compra, representa una transacción que no genera cuentas por cobrar.

En contraste, las transacciones a crédito implican un acuerdo de pago diferido, lo que significa que la empresa adquiere un bien o servicio con el compromiso de pagarlo en una fecha futura. Un ejemplo de transacción a crédito es la compra de materia prima a un proveedor, con un plazo de pago de 30 días; en este caso, la empresa recibe los insumos, pero la obligación de pago queda registrada como una cuenta por pagar.

De manera similar, cuando una empresa vende productos a un cliente bajo un contrato de crédito, genera un ingreso inmediato, pero no recibe el dinero hasta que el cliente cumpla con el plazo de pago establecido, lo que se registra como una cuenta por cobrar.

El registro y documentación de transacciones es un pilar fundamental en la contabilidad, ya que garantiza que cada operación financiera queda debidamente respaldada y reflejada en los estados financieros de la empresa. Sin un sistema adecuado de documentación, la contabilidad carecería de confiabilidad y no cumpliría los principios de transparencia exigidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Cada transacción, ya sea una compra, una venta, el pago de una deuda o la recepción de un ingreso- debe estar sustentada por un documento que sirva como prueba de la operación; en el caso de Ecuador, incluso por la parte tributaria el SRI (Servicio de Rentas Internas), para el respaldo de una transacción comercial, el sustento es la factura electrónica o nota de venta física.

3.5.1 Importancia de la evidencia documental

El proceso de registro contable se inicia con la identificación de la transacción, su análisis y su correspondiente documentación. La documentación que respalda las transacciones es clave para la auditoría y control financiero. Cada empresa debe conservar sus comprobantes durante el período establecido por la normativa vigente, ya que estos documentos pueden ser requeridos por entidades reguladoras, fiscales o auditoras.

La correcta organización de la documentación facilita el análisis financiero y permite corregir posibles errores en el registro contable. En un entorno digitalizado, muchas empresas han migrado a sistemas electrónicos de facturación y almacenamiento de documentos, lo que optimiza la gestión documental y minimiza el riesgo de pérdida o deterioro de los archivos físicos.

El registro adecuado de las transacciones y su documentación no solo es una obligación contable, sino también una herramienta estratégica para la toma de decisiones gerenciales. A partir de estos registros, la administración puede evaluar la rentabilidad del negocio, identificar tendencias financieras y prever necesidades de financiamiento. Una contabilidad bien documentada permite mejorar la eficiencia operativa y fortalecer la confianza de inversionistas, proveedores y otros grupos de interés en la empresa o stakeholders.

3.5.2 Facturas, recibos, notas de débito y crédito

En el Ecuador, la documentación de transacciones contables debe cumplir con la normativa tributaria establecida por el Servicio de Rentas Internas (SRI). El Código Tributario y la Ley de Régimen Tributario Interno regulan la emisión y uso de comprobantes de venta, los cuales sirven como respaldo legal para la declaración de impuestos y el control fiscal. Dentro de estos comprobantes, se encuentran las facturas, recibos, notas de débito y notas de crédito; documentos esenciales para la transparencia y legalidad de las operaciones comerciales y contables.

Facturas

La factura es el principal documento que respalda la venta de bienes y servicios. En Ecuador, las facturas deben cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. Para ser válidas, deben contener el nombre o razón social del emisor, su número de RUC, el detalle de los bienes o servicios vendidos, el valor total de la transacción, el IVA (cuando corresponda), la fecha de emisión y la autorización del SRI.

Existen dos tipos de facturas:

• Facturas físicas o preimpresas: emitidas en papel con la autorización del SRI y numeración secuencial.
• Facturas electrónicas: emitidas a través del Sistema de Facturación Electrónica, obligatorio para la mayoría de los contribuyentes desde 2022, que permiten una mayor fiscalización y eficiencia en la gestión tributaria.

Recibos

El recibo es un documento que confirma la entrega de dinero por un concepto específico, como el pago de un servicio o el cobro de una deuda. A diferencia de la factura, el recibo no genera obligaciones tributarias directas, pero sí sirve como respaldo contable. En Ecuador, los recibos de arrendamiento son un ejemplo común, utilizados por propietarios que arriendan bienes inmuebles y que no están obligados a emitir facturas.

Notas de débito

Las notas de débito son documentos complementarios que se utilizan para aumentar el valor de una transacción previamente facturada. Se emiten cuando se ha cometido un error en la factura original o cuando se requiere un ajuste en el valor de la transacción, como la aplicación de intereses por mora en pagos a crédito.

Ejemplo de uso de una nota de débito

Si una empresa factura USD 1000 por venta de equipos electrónicos; y luego aplica un recargo de USD 50 por costos adicionales de transporte, deberá emitir una nota de débito por dicho valor.

Notas de crédito

Las notas de crédito tienen la función opuesta a las notas de débito, ya que sirven para disminuir el valor de una transacción previamente facturada. Se emiten cuando se otorga un descuento, se realiza una devolución de productos o se corrige un error en el valor facturado. En Ecuador, las notas de crédito deben ser autorizadas por el SRI y registradas contablemente.

Ejemplo de uso de una nota de crédito

Si una empresa factura USD 2 000 por servicios prestados, pero posteriormente acuerda con el cliente un descuento de USD 200 por fidelización, deberá emitir una nota de crédito por ese monto, para ajustar el valor total de la transacción.

La correcta emisión y archivo de facturas, recibos, notas de débito y notas crédito es fundamental para la declaración de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones tributarias en el Ecuador. El SRI realiza controles y auditorías periódicas, para verificar que los contribuyentes emitan y registren sus documentos de manera adecuada. No cumplir con la normativa puede resultar en multas, recargos o sanciones administrativas.

La ecuación contable es una herramienta básica de la contabilidad, que permite medir los cambios en activos, pasivos y patrimonio. Esta ecuación matemática se fundamenta en que los valores y bienes de propiedad de la empresa (activos) provienen de dos fuentes de financiamiento: las deudas contraídas con terceros (pasivos) y los aportes de los propietarios (patrimonio).

ACTIVO          =       PASIVO   +   PATRIMONIO
100 000,00      =       50 000,00     +       ?
100 000,00      =       50 000,00     +   50 000,00
100 000,00      =     100 000,00
  

Ejemplos

a)

Pasivo = 60 000,00
Capital = 56 000,00
Activo = ?

b)

Activo = 11 000,00
Capital = 8 000,00
Pasivo = ?

Ejercicios para resolver - ecuación contable

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

La partida doble es el método contable que garantiza que toda transacción tenga un impacto simultáneo en dos cuentas diferentes. Su regla principal es que: “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, lo que significa que cada operación debe registrarse en el debe y en el haber, de al menos dos cuentas.

Este principio es fundamental para mantener la ecuación contable en equilibrio, asegurando que el valor total de los activos siempre sea igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. La partida doble permite que los estados financieros reflejen de manera transparente la situación económica de la empresa y evita errores en el registro de transacciones.

El sistema de partida doble también facilita la detección de inconsistencias contables; cualquier descuadre en los registros puede señalar errores de omisión o duplicación. Además, ayuda a los contadores a estructurar adecuadamente la información financiera, para que los reportes contables sean confiables y útiles para la toma de decisiones empresariales.

La aplicación de la partida doble se fundamenta en los siguientes hechos:

• Cuando hay una persona que vende, hay otra que compra,
• Cuando hay una persona que entrega, hay otra que recibe; y,
• No existe deudor sin acreedor y viceversa.

Los términos deudor y acreedor son netamente contables.

Al iniciar el estudio de la partida doble, es conveniente la aplicación de la regla que facilita la identificación y ubicación de las partes deudora y acreedora de una transacción, para lo cual se recomienda realizar las siguientes preguntas:

Primera

• ¿Qué se recibe?
• ¿Qué se entrega?

Segunda

• ¿Cuáles son las cuentas deudoras que intervienen?
• ¿Cuáles son las cuentas acreedoras que intervienen?
• Es decir, asignar los nombres de las cuentas contables a la parte que se recibe y se entrega.

Tercera

• ¿Por cuánto recibe?
• ¿Por cuánto entrega?

Ejercicio N.º 1

Febrero 2/2025. Se adquieren suministros de oficina (papel bond, esferos, lápices, borradores, correctores, etc.) por $300,00, más 15 % de IVA $45,00, se cancelan $100,00 en efectivo y el saldo, a crédito.

P/r. = Para registrar (Glosa del asiento)

El análisis se realiza hasta familiarizarse con el registro de las operaciones; una vez que se conoce el funcionamiento de la partida doble el registro contable es directo, en el libro diario.

4.1.1. Activos y pasivos

Los activos representan los bienes y derechos de una empresa, como el dinero en efectivo, los inventarios y las cuentas por cobrar. Su función principal es generar beneficios económicos futuros. En contraste, los pasivos son las obligaciones y deudas adquiridas por la empresa, como préstamos bancarios y cuentas por pagar. Ambos elementos conforman la base de la ecuación contable.

Existen diferentes tipos de activos:

• Activos corrientes: aquellos que pueden convertirse en efectivo en el corto plazo, como el dinero en caja, las cuentas por cobrar y los inventarios.
• Activos no corrientes: bienes y derechos de la empresa con un período de conversión a efectivo mayor a un año, como los terrenos, maquinaria y equipos.

Los pasivos, en contraste, son las obligaciones y deudas adquiridas por la empresa, como préstamos bancarios y cuentas por pagar. Estos se dividen en:

• Pasivos corrientes: deudas con vencimiento menor a un año, como las cuentas por pagar a proveedores o préstamos a corto plazo.
• Pasivos no corrientes: obligaciones de largo plazo, como hipotecas o bonos emitidos por la empresa.

Los activos y pasivos están directamente relacionados con el financiamiento de la empresa y su estructura financiera. Un adecuado balance entre ambos elementos, permite mantener una estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez.

4.1.2. Patrimonio y ecuación contable

El patrimonio es la diferencia entre los activos y los pasivos de una empresa y representa los recursos propios aportados por los socios o acumulados a través del tiempo. Incluye el capital social, las reservas legales y las utilidades retenidas.

Esta ecuación refleja que los bienes y derechos de una empresa siempre deben estar financiados por sus obligaciones con terceros o por sus propios recursos. Cuando una empresa obtiene financiamiento externo, su pasivo aumenta, pero sus activos también lo hacen, ya que recibe efectivo o bienes a cambio. Por otro lado, si la empresa genera utilidades y las retiene en lugar de distribuirlas, su patrimonio crece.

Ejemplos:

a) Empresa ‘EL GATO SA.’

Activo = $185 000,00

Pasivo = ?

Patrimonio = $57 000,00

4.1.3. Relación entre ingresos y egresos

Los ingresos representan las ganancias generadas por la actividad principal de la empresa, como la venta de bienes o servicios. Estos incrementan el patrimonio neto y permiten que la empresa continúe operando y expandiéndose.

Los egresos, en cambio, son los costos y gastos necesarios para la operación del negocio. Pueden clasificarse en:

• Costos operativos: relacionados directamente con la producción o venta de bienes y servicios, como la compra de materias primas o el pago de salarios a empleados de producción.
• Gastos administrativos: costos indirectos necesarios para la gestión de la empresa, como alquiler de oficinas o servicios públicos.
• Gastos financieros: intereses sobre préstamos u otras obligaciones financieras.

El balance entre ingresos y egresos determina la rentabilidad de la empresa. Si los ingresos superan los egresos, la empresa obtiene utilidades; si ocurre lo contrario, se generan pérdidas. La correcta identificación y clasificación de estos elementos es esencial para evaluar el desempeño financiero y tomar decisiones estratégicas

4.2.1. Operaciones con efectivo

Las operaciones con efectivo se caracterizan porque el pago o cobro se realiza en el mismo momento de la transacción. Ejemplo de este tipo de operación es la compra de insumos al contado o la venta de productos con pago inmediato.

Ejemplos de este tipo de operación:

1. Compra de insumos al contado: una empresa de construcción compra cemento y lo paga en efectivo al proveedor en el momento de la adquisición.
2. Venta de productos con pago inmediato: un supermercado vende productos y recibe el pago en caja al instante.
3. Pago de servicios públicos: una empresa cancela su factura de electricidad en efectivo en la ventanilla del proveedor del servicio.
4. Pago de salarios: un restaurante paga semanalmente los sueldos de sus empleados en efectivo.
5. Depósito en cuenta bancaria: una empresa deposita dinero en efectivo en su cuenta bancaria para resguardar sus fondos.

4.2.2. Operaciones a crédito

En las transacciones a crédito, la empresa adquiere bienes o servicios con un pago diferido. Un ejemplo sería la compra de mercadería con un plazo de pago de 60 días, lo que genera una cuenta por pagar en la contabilidad de la empresa.

Ejemplos de este tipo de transacción:

1. Compra de materia prima a crédito: una empresa textil compra rollos de tela y acuerda con el proveedor un pago en 60 días, lo que genera una cuenta por pagar.
2. Venta de productos a crédito: un distribuidor de electrodomésticos vende televisores a una tienda detallista con un plazo de pago de 90 días, registrando una cuenta por cobrar.
3. Obtención de un préstamo bancario: una empresa obtiene un préstamo de $50 000 con un banco y se compromete a pagarlo en cuotas mensuales, durante 3 años.
4. Compra de maquinaria con financiamiento: una fábrica adquiere una máquina industrial por $100 000 con un contrato de financiamiento a 5 años.
5. Pago de impuestos diferidos: una empresa acuerda con la autoridad tributaria pagar en cuotas el impuesto adeudado de un período fiscal anterior.

5.1.1 Definición y objetivos del libro diario

El libro diario es un documento contable en el que se registran, de manera cronológica y detallada, todas las operaciones económicas de una empresa. Su principal función es proporcionar un historial organizado de las transacciones financieras que se llevan a cabo en un período determinado.

Los objetivos principales del libro diario son:

• Registrar de manera secuencial todas las transacciones económicas.
• Facilitar el análisis y verificación de cada operación contable.
• Servir como base para la elaboración de los estados financieros.

Los elementos que contiene un libro diario son:

• Fecha: el día en que se realizó la transacción
• Descripción: una breve explicación de la transacción
• Debe: la cantidad que se debita en la transacción
• Haber: la cantidad que se acredita en la transacción
• Referencia o número de asiento: un número que identifica cada registro
• Cuentas afectadas: el código de la cuenta, el nombre de la cuenta y su naturaleza

5.1.2 Importancia del libro diario en la Contabilidad

El libro diario es esencial en la contabilidad, ya que garantiza la trazabilidad de cada transacción financiera, asegurando que toda actividad económica sea debidamente documentada y registrada. Esto permite que la información contable sea verificable, transparente y cumpla con las normas contables aplicables.

El uso adecuado del libro diario ofrece los siguientes beneficios:

• Permite mantener un control exacto de las finanzas de la empresa.
• Facilita la detección de errores y omisiones en el registro contable.
• Cumple con las normativas contables y fiscales vigentes.

El libro diario es un registro contable fundamental, que documenta todas las transacciones financieras de una empresa en orden cronológico. Su importancia radica en que actúa como un registro histórico de todas las actividades financieras, lo que permite rastrear fácilmente cualquier transacción. La información del libro diario se utiliza para generar otros registros contables, como el libro mayor y los estados financieros. Facilita el control interno al proporcionar un registro detallado de todas las transacciones, lo que ayuda a prevenir errores y fraudes. En muchos países, el libro diario es un requisito legal para las empresas, ya que proporciona evidencia de las transacciones financieras en caso de auditorías o litigios. Proporciona información valiosa para la toma de decisiones financieras, ya que permite analizar el flujo de efectivo, los ingresos y los gastos de la empresa. Se utiliza para registrar todas las transacciones financieras de la empresa, como ventas, compras, pagos y cobros. Permite realizar un seguimiento de las cuentas de la empresa, como las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario. La información del libro diario se utiliza para elaborar los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Sirve como base para auditorías internas y externas, pues registra evidencia de las transacciones financieras de la empresa. Facilita el análisis financiero al proporcionar un registro detallado de todas las transacciones, lo que permite identificar tendencias y patrones en la actividad financiera de la empresa. En resumen, el libro diario es una herramienta esencial para cualquier empresa que desee mantener una contabilidad precisa y transparente

5.2.1 Transacciones de ingresos y ventas

Las transacciones de ingresos y ventas corresponden a los ingresos generados por la empresa mediante la venta de bienes o prestación de servicios. Estas transacciones aumentan el activo y/o el patrimonio de la organización.

Ejemplo:

La empresa Comercial Delta S.A. realizó la venta de mercadería el 15 de junio de 2024. La transacción se desglosa de la siguiente manera:

• Valor de la venta: $8 000.
• Forma de pago: $5 000 en efectivo y $3 000 a crédito.
• Cliente: XYZ S.A.
• Factura emitida: 001-000123456.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se registró un ingreso de $5 000 en la cuenta Caja/Bancos, reflejando el pago recibido en efectivo.
2. Se registró un ingreso de $3 000 en la cuenta Cuentas por cobrar, reflejando la venta a crédito.
3. Se registró el monto total de la venta ($8 000) en la cuenta Ventas, aplicando la partida doble.

5.2.2 Registro de compras y gastos

El registro de compras y gastos es fundamental en la contabilidad, ya que refleja los costos en los que incurre una empresa para operar. Estas transacciones afectan el activo y/o pasivo de la empresa.

Ejemplo:

La empresa Servicios Empresariales Alfa S.A. realizó la compra de suministros de oficina el 20 de junio de 2024. La transacción se detalla de la siguiente manera:

• Valor de la compra: $2 500.
• Forma de pago: $1 500 en efectivo y $1 000 a crédito.
• Proveedor: OfficeMax S.A.
• Factura recibida: 002-000654321.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se registró un gasto de $2 500 en la cuenta Suministros de oficina.
2. Se reflejó la salida de $1 500 en la cuenta Caja/Bancos por el pago en efectivo.
3. Se registró una deuda de $1 000 en la cuenta Cuentas por pagar, reflejando la compra a crédito.

5.2.3 Asientos de ajustes y correcciones

Los asientos de ajustes y correcciones son registros contables que se utilizan para corregir errores en la contabilización de transacciones anteriores o para actualizar ciertos valores que cambian con el tiempo, como la depreciación o las provisiones. Estos ajustes son fundamentales para garantizar que los estados financieros reflejen con precisión la situación económica de la empresa.

Tipos de asientos de ajustes:

• Corrección de errores contables: se registran para rectificar errores en registros previos.
• Depreciaciones y amortizaciones: ajustes periódicos para reflejar el uso y desgaste de los activos fijos.
• Provisión para cuentas incobrables: estimación de cuentas por cobrar que podrían no recuperarse.
• Ajustes por devengos y diferidos: reconocimiento de ingresos y gastos en el período correspondiente.

Ejemplos:

La empresa Inversiones Beta S.A. detectó un error en el registro de una venta realizada el 5 de julio de 2024. Originalmente, se registró una venta de $6 000, cuando en realidad el valor correcto era de $7 000. Se requiere realizar un ajuste para corregir el error.

Registro en el Libro Diario: Explicación:

1. Se incrementó la cuenta Cuentas por cobrar en $1 000, reflejando la diferencia a favor de la empresa.
2. Se registró un aumento en la cuenta Ventas por $1 000 para corregir el valor real de la transacción.

Ajuste por depreciación de activos

La empresa Tech Innovate S.A. posee equipos de cómputo valorados en $10 000 y aplica una depreciación del 10 % anual. Se requiere registrar la depreciación correspondiente al mes de junio de 2024.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se registró un gasto por $1 000 en la cuenta Gasto por depreciación, reflejando la pérdida de valor del activo.
2. Se registró un aumento en la cuenta Depreciación acumulada por $1 000, reflejando la disminución del valor de los activos.

Provisión para cuentas incobrables

La empresa Distribuidora Alfa S.A. cuenta con un saldo de cuentas por cobrar de $50 000, de los cuales, según el análisis contable, se estima que el 5 % podría no recuperarse. Se requiere registrar la provisión de cuentas incobrables.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se registra un gasto de $2 500 en la cuenta Gasto por provisión de incobrables, reflejando la posible pérdida de cuentas por cobrar.
2. Se registra la cuenta de Provisión para cuentas incobrables, que representa un ajuste al activo.

Ajuste por diferidos

La empresa Consultoría Empresarial Gamma S.A. paga un seguro anual de $12 000 el 1 de enero de 2024. Para reflejar adecuadamente el gasto, se debe diferir el valor y reconocerlo mensualmente por $1 000.

Registro Inicial en el Libro Diario (01/01/2024): Registro mensual del gasto (31/01/2024): Explicación:

1. El 01/01/2024, la empresa paga el seguro completo y lo registra como un activo diferido en Seguros pagados por anticipado.
2. Cada mes, se reconoce $1 000 como gasto, reduciendo progresivamente la cuenta de Activo diferido.

Ajuste por devengos

La empresa Servicios Financieros Delta S.A. debe pagar los sueldos de diciembre de 2024 por $8 000, pero el pago se realizará en enero de 2025. Para reflejar correctamente el gasto en el período contable correspondiente, se realiza un ajuste por devengo.

Registro en el libro diario (31/12/2024): Explicación:

1. Se registra un gasto de $8 000 en la cuenta Gasto de sueldos, reflejando la obligación.
2. Se crea la cuenta Sueldos por pagar, que representa la deuda hasta que se realice el pago en enero.

5.3.1 Identificación y análisis de la transacción

Para registrar correctamente una transacción en el libro diario, primero se debe identificar la naturaleza de la operación y determinar las cuentas contables afectadas. Se debe considerar si la transacción incrementa o disminuye los activos, pasivos, ingresos o gastos de la empresa.

La cuenta contable es la principal herramienta que dispone la contabilidad para el registro de las transacciones que afectan a una empresa.

Se define a la cuenta contable igual que el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente se realizan en una empresa.

También se conceptualiza a la cuenta contable como el registro de los valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.

5.3.2 Selección de cuentas contables

Una vez identificada la transacción, se deben determinar las cuentas contables correspondientes y aplicar la partida doble, asegurando que el debe y el haber se mantengan en equilibrio.

Para registrar una transacción en el libro diario, es fundamental seleccionar correctamente las cuentas contables que se verán afectadas. Las cuentas contables se dividen en cinco categorías principales y están relacionadas con distintos estados financieros.

Cómo seleccionar la cuenta correcta

1. Analizar la transacción:
   • Determinar si la transacción afecta a un recurso (Activo), a una obligación (Pasivo), a una aportación o utilidad (Patrimonio), a una ganancia (Ingreso) o a un desembolso (Gasto).
2. Determinar el impacto contable:
   • Si la transacción aumenta un Activo, se registra en el debe.
   • Si la transacción disminuye un Activo, se registra en el haber.
   • Si la transacción aumenta un Pasivo o Patrimonio, se registra en el haber.
   • Si la transacción disminuye un Pasivo o Patrimonio, se registra en el debe.
   • Si es un ingreso, se registra en el haber.
   • Si es un gasto, se registra en el debe.

Selección de cuentas

La empresa XYZ S.A. compra un vehículo, el 1 de agosto de 2024, por $25 000, con pago del 50 % en efectivo y el resto financiado.

• Cuentas afectadas:
  • Activo: Vehículos (+) → Debe $25 000.
  • Activo: Caja/Bancos (-) → Haber $12 500.
  • Pasivo: Préstamo por pagar (+) → Haber $12 500.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se incrementa el activo Vehículos con $25 000 (debe).
2. Se reduce el activo Caja/Bancos con $12 500 (haber).
3. Se incrementa el pasivo Préstamo por pagar con $12 500 (haber).

La empresa Servicios Delta S.A. recibe, el 10 de agosto de 2024, el pago de un cliente por una factura de $5 000 previamente registrada en Cuentas por cobrar.

• Cuentas afectadas:
  • Activo: Caja/Bancos (+) → Debe $5 000.
  • Activo: Cuentas por cobrar (-) → Haber $5 000.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se incrementa el activo Caja/Bancos con $5 000 (debe).
2. Se reduce el activo Cuentas por cobrar con $5 000 (haber).

Este proceso de selección de cuentas contables es esencial para garantizar la correcta aplicación del método de partida doble y la elaboración precisa de los estados financieros.

5.3.3 Registro en el libro diario y verificación de saldo

El proceso de registro en el libro diario es crucial para asegurar que todas las transacciones sean contabilizadas de manera precisa y en orden cronológico. Además, la verificación del saldo permite validar que los registros contables cumplen con el principio de partida doble.

Pasos para registrar una transacción en el libro diario

a) Identificar la transacción: se debe analizar la operación financiera y determinar las cuentas involucradas.

b) Seleccionar las cuentas contables: definir cuáles cuentas se afectan en el debe y en el haber.

c) Aplicar la partida doble: asegurar que la suma del debe sea igual a la suma del haber.

d) Registrar la transacción: anotar la fecha, número de asiento, cuentas involucradas, montos y descripción.

e) Revisar y verificar los saldos: confirmar que el saldo total del debe y del haber se mantenga equilibrado.

Ejemplo de registro y verificación de saldo

La empresa Tecnología Global S.A. paga el alquiler de la oficina correspondiente a septiembre de 2024, por $2 000 en efectivo.

Registro en el libro diario: Explicación:

1. Se registra un gasto de $2 000 en Gasto de alquiler (debe), ya que es un desembolso de la empresa.
2. Se reduce el saldo de Caja/Bancos en $2 000 (haber), reflejando el pago en efectivo.

Verificación del saldo:

• La suma del debe: $2 000.
• La suma del haber: $2 000.
• Como el debe y el haber son iguales, la transacción está correctamente registrada y balanceada.

Importancia de la verificación del saldo:

• Garantiza que no haya errores en los registros contables.
• Permite que la información financiera refleje con precisión la situación económica de la empresa.
• Facilita la preparación de los estados financieros sin inconsistencias.

Errores comunes en el registro del libro diario:

• Omitir una cuenta afectada en la transacción.
• Registrar una cuenta en el lado incorrecto (debe/haber).
• No verificar que el debe y el haber estén balanceados.

6.1.1 Definición y propósito del libro mayor

El libro mayor es un registro contable que agrupa todas las transacciones realizadas por la empresa, organizadas por cuentas. Cada cuenta muestra los movimientos de debe y haber, así como su saldo final. Su importancia radica en la capacidad de consolidar toda la información financiera de la empresa en un solo documento, lo que facilita la toma de decisiones contables y financieras.

Propósito del libro mayor:

• Clasificar y acumular información de cada cuenta contable de manera estructurada.
• Determinar el saldo actualizado de cada cuenta, facilitando su control y supervisión.
• Servir como base para la elaboración del balance de comprobación y los estados financieros.
• Facilitar la auditoría interna y externa al proporcionar un historial organizado de los registros contables.
• Permitir la detección de errores en los registros previos y garantizar la correcta aplicación del principio de partida doble.

Ejemplo de registro en el libro mayor:

Si una empresa realiza una venta de productos por $3 000 a crédito, la transacción se reflejaría en el libro diario y luego se trasladaría al libro mayor, afectando las siguientes cuentas:

Explicación:

1. Se incrementa la cuenta de Cuentas por cobrar en $3 000, reflejando la deuda del cliente.
2. Se registra el ingreso en la cuenta de Ventas por $3 000 en el haber, cumpliendo con la partida doble.

6.1.2 Relación del libro mayor con el libro diario

El libro diario registra las transacciones de forma cronológica, mientras que el libro mayor las organiza por cuenta contable.

Ejemplo de relación entre ambos libros:

• Libro diario:
  • 01/06/2024: compra de inventario por $5 000 (debe: Inventario; haber: Cuentas por pagar).




• Libro mayor:
  • Cuenta de Inventario → se incrementa en $5 000.
  • Cuenta de Cuentas por pagar → se incrementa en $5 000.

6.1.3 Importancia del libro mayor en el control financiero

El libro mayor permite mantener un control detallado de las cuentas contables, asegurando que los registros sean precisos y estén alineados con la realidad económica de la empresa. Además, proporciona información esencial para la elaboración de los estados financieros y la planificación estratégica.

El libro mayor es fundamental en el control financiero de una empresa, ya que permite supervisar y analizar el movimiento de cada cuenta contable de manera detallada. Su correcto mantenimiento facilita la identificación de errores, omisiones o inconsistencias en los registros financieros, garantizando la integridad de la información contable. Al servir como base para la elaboración de los estados financieros, contribuye al cumplimiento de normativas contables y fiscales, fortaleciendo la transparencia y confiabilidad de la gestión empresarial.

Beneficios del libro mayor:

• Mejora la organización de la información financiera, consolidando todos los movimientos en cuentas específicas.
• Facilita la detección de errores y ajustes contables, asegurando que los registros sean precisos y confiables.
• Permite la verificación de los saldos antes de elaborar los estados financieros, reduciendo el riesgo de inconsistencias.
• Ayuda en el cumplimiento de normativas contables y fiscales, garantizando registros adecuados para auditorías.
• Optimiza la toma de decisiones, ya que proporciona una visión clara de la situación financiera de la empresa.

Ejemplo:

Si una empresa presenta errores en la cuenta de Cuentas por cobrar, al revisar el libro mayor, el contador podrá detectar si hay omisiones o registros incorrectos. De esta manera, se podrá realizar un ajuste antes de la presentación de los estados financieros.

6.2.1 Formatos del libro mayor

El libro mayor puede presentarse en diferentes formatos, tales como:

Formato T. Representa las cuentas en forma de ‘T’, donde el lado izquierdo es el debe y el derecho, el haber.

Formato de cuenta corriente. Similar a un extracto bancario, muestra los movimientos de la cuenta en columnas.

6.2.2 Cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos

Clasificación de cuentas en el libro mayor:

6.2.3 Registro de transacciones desde el libro diario al libro mayor

Para trasladar una transacción desde el libro diario al libro mayor, se siguen estos pasos:

1. Identificar la cuenta afectada en el libro diario.
2. Localizar la cuenta correspondiente en el libro mayor.
3. Registrar la transacción en el debe o haber, según corresponda.
4. Calcular el saldo final de la cuenta.

Ejemplo:

La empresa Servicios Empresariales Alfa S.A. realizó la compra de suministros de oficina el 20 de junio de 2024. La transacción se detalla de la siguiente manera:

• Valor de la compra: $2 500.
• Forma de pago: $1 500 en efectivo y $1 000 a crédito.
• Proveedor: OfficeMax S.A.
• Factura recibida: 002-000654321.

Registro en el libro diario: Registro en el libro mayor:

Cuenta: Suministros de oficina

Cuenta: Caja

Cuenta: Cuentas por pagar

6.3.1 Definición y función del balance de comprobación

El balance de comprobación es un informe contable que resume los saldos de todas las cuentas en el libro mayor para verificar que los registros contables estén equilibrados.

Funciones del balance de comprobación:

• Garantizar que la partida doble se ha aplicado correctamente.
• Detectar posibles errores en los registros contables.
• Servir de base para la elaboración de los estados financieros.

6.3.2 Relación entre libro mayor y balance de comprobación

El balance de comprobación se elabora con base en la información contenida en el libro mayor. Una vez que todas las cuentas han sido actualizadas en el libro mayor, se suman sus saldos y se comparan los totales de debe y haber.

Ejemplo:

Los totales de las columnas debe y haber son iguales (2 500 cada uno), lo cual es fundamental en cualquier balance de comprobación, ya que indica que no hay discrepancias evidentes en el registro doble de las transacciones.

Análisis de saldos

• La suma de los saldos deudores (4 000) y la suma de los saldos acreedores (1 000) no coinciden. Esta situación es habitual en los balances de comprobación, porque refleja la naturaleza de cada cuenta:
  • Suministros de oficina: Esta cuenta tiene un saldo deudor de 2 500, lo que indica que se han adquirido suministros que aún no se han pagado completamente o están en proceso de utilización.
  • Caja: Muestra un saldo deudor de 1 500, lo que refleja el efectivo disponible en caja, un activo para la empresa.
  • Cuentas por pagar: Tiene un saldo acreedor de 1 000, lo que indica obligaciones o deudas pendientes de la empresa hacia terceros.

6.3.3 Importancia del balance de comprobación en la preparación de estados financieros

El balance de comprobación permite detectar errores antes de la elaboración de los estados financieros y garantiza que la información contable sea confiable y precisa.

Beneficios

• Permite verificar la exactitud de los registros contables.
• Facilita la toma de decisiones basada en información financiera confiable.
• Es la base para la preparación de los estados financieros de la empresa.

La preparación de los estados financieros es un proceso detallado que requiere precisión y atención al detalle. Los errores en las cifras pueden llevar a conclusiones erróneas y afectar significativamente a la gestión y a la planificación empresarial. Aquí es donde el balance de comprobación desempeña un papel crucial. Al proporcionar una lista completa de todas las cuentas usadas durante un período, junto con sus saldos, permite a los contadores verificar la exactitud de las cifras y asegurar que cada transacción haya sido registrada en la cuenta correspondiente.

Uno de los principales beneficios del balance de comprobación reside en su capacidad para detectar errores aritméticos y discrepancias en los libros contables. Si los totales de los débitos y créditos no coinciden, es evidente que existe un error que debe ser corregido. Este proceso de revisión es fundamental, antes de proceder con los estados financieros; un solo error no detectado puede afectar la representación de la posición financiera de la empresa.

Además, el balance de comprobación sirve como un resumen de todas las operaciones económicas que ha realizado la empresa durante un período. Esto no solo facilita la tarea de revisión por parte de los auditores externos, sino que también proporciona a los gerentes y directivos un panorama claro de las actividades financieras. Los balances de comprobación permiten realizar un seguimiento continuo de las cuentas, lo cual es esencial para mantener el control interno y la integridad del sistema contable.

En la preparación de los estados financieros, el balance de comprobación también actúa como un puente entre los libros de contabilidad diarios y los informes finales que serán evaluados por stakeholders como inversores, bancos y autoridades reguladoras. Esta herramienta asegura que los estados financieros no solo sean precisos, sino que también reflejan de manera fidedigna la realidad económica de la empresa, cumpliendo así con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

7.1.1 Definición de ajustes acumulados

Los ajustes acumulados son registros contables que se realizan al cierre de un período para reconocer los ingresos ganados o los gastos incurridos, que aún no han sido registrados en los libros contables, porque no se ha producido el cobro o pago correspondiente. Su objetivo es reflejar, de forma fiel, los resultados económicos del período.

7.1.2 Importancia de los ajustes en la contabilidad financiera

Los ajustes acumulados permiten cumplir con el principio de devengo, asegurando que los estados financieros presenten de forma precisa los ingresos y gastos del período. Esto evita distorsiones en los resultados, mejora la toma de decisiones y proporciona una imagen fiel de la situación económica y financiera de la entidad.

Los ajustes por acumulación representan un elemento esencial dentro del sistema contable, ya que permiten reflejar con mayor fidelidad la situación financiera de una entidad. En el contexto de la contabilidad bajo el método de acumulación, los ingresos devengados juegan un papel fundamental, y comprender su impacto en los ajustes contables es vital.

A pesar de su importancia, es común que se presenten errores durante su aplicación, los cuales pueden distorsionar los estados financieros y, en consecuencia, afectar las decisiones de los usuarios de la información contable. Por ello, es imprescindible reconocer y prevenir estos errores para garantizar la fiabilidad de los informes financieros.

A continuación, se detallan algunos de los fallos más frecuentes al realizar ajustes por acumulación:

1. Clasificación inadecuada de los ingresos:

Uno de los errores más recurrentes consiste en registrar incorrectamente los ingresos como devengados o diferidos. La clave está en determinar si el ingreso ya ha sido ganado o si aún está pendiente de ejecutarse. Por ejemplo, si una empresa ha finalizado un proyecto, pero aún no ha recibido el pago correspondiente, ese ingreso debe registrarse como devengado. En cambio, si el cliente ha pagado por adelantado un servicio que aún no se presta, corresponde registrarlo como ingreso diferido.

2. Omisión de ajustes por acumulaciones:

Otro error común es no registrar ingresos o gastos ya incurridos que aún no han sido anotados en los libros contables. Este descuido puede dar lugar a una imagen financiera distorsionada. Por ejemplo, si una empresa incurre en un gasto que no ha sido registrado porque aún no se ha efectuado el pago, es necesario incluirlo en los estados financieros para reflejar fielmente los compromisos asumidos.

3. Errores en la estimación de acumulaciones:

En ocasiones, cuando no se dispone de datos exactos, los contadores deben estimar montos relacionados con ingresos o gastos acumulados. Sin embargo, una estimación imprecisa puede provocar distorsiones significativas. Por ejemplo, si se calcula que un gasto será de $10 000, pero el valor real asciende a $15 000, la subestimación impactará negativamente en la interpretación de la situación financiera de la empresa.

7.1.3 Diferencia entre ajustes acumulados y ajustes diferidos

7.2.1 Identificación de ingresos y gastos acumulados

Para registrar correctamente los ajustes acumulados, es necesario identificar todas aquellas transacciones que se han devengado, pero que aún no han sido registradas. Esto incluye:

• Servicios recibidos pero no facturados.
• Ingresos generados pero aún no cobrados.
• Intereses o comisiones pendientes de cobro o pago.
• Sueldos devengados no pagados.

Ejemplo 1: Servicios recibidos pero no facturados

Una empresa recibe servicios de asesoría durante diciembre 2024, pero la factura se emite en enero del siguiente año. El gasto debe reconocerse en diciembre, ya que es cuando se recibió el servicio.

Ejemplo 2: Ingresos generados pero aún no cobrados

Una empresa entregó un pedido de mercadería a un cliente el 28 de diciembre de 2024, pero la factura será emitida en enero. El ingreso debe reconocerse en diciembre, porque ya se entregó el producto.

Ejemplo 3: Intereses pendientes de cobro

Una empresa tiene una inversión que genera intereses mensuales. Al 31 de diciembre de 2024, se devengaron intereses del mes, que serán cobrados en enero.

Ejemplo 4: Sueldos devengados no pagados

Los empleados han trabajado hasta el 31 de diciembre, pero la empresa pagará los sueldos el 5 de enero. Se debe registrar el gasto por sueldos en diciembre.

7.2.2 Registro de ajustes en el libro diario y en el libro mayor

Una vez identificadas las transacciones acumuladas, se procede a su registro en el libro diario, reflejando el gasto o ingreso correspondiente y su contrapartida en una cuenta por pagar o por cobrar. Posteriormente, estos movimientos se trasladan al libro mayor, donde se actualiza el saldo de cada cuenta involucrada.

Se presentan los ajustes de los ejemplos 1-4:

7.3.1 Definición de intereses acumulados en inversiones

Los intereses acumulados son aquellos que se han devengado por una inversión o préstamo durante un período, pero que aún no han sido cobrados o pagados. Se reconocen en los estados financieros para reflejar correctamente el rendimiento de la inversión o el costo financiero incurrido.

Ejemplo práctico: Una empresa invierte USD 10 000 a una tasa del 10 % anual el 1 de noviembre de 2024. Al 31 de diciembre de 2024 aún no ha recibido ningún pago, pero ya se han devengado dos meses de interés. El ajuste sería: (USD 10.000 x 10% / 12 x 2 meses) = 166,67

7.3.2 Diferencia entre intereses simples y compuestos

• Interés simple: se calcula solo sobre el capital inicial invertido o prestado.
• Interés compuesto: se calcula sobre el capital inicial más los intereses previamente acumulados.

Ejemplo:

• Interés simple: Capital de USD 5 000 a 12 % anual por 3 meses → Interés = 5 000 x 12% / 12 x 3 = USD 150
• Interés compuesto: Los intereses de cada mes se suman al capital antes de calcular los intereses del siguiente mes.

El interés compuesto se calcula con la siguiente fórmula:

Donde n: número de períodos de capitalización.

Ejemplo: Una empresa invierte $5 000 a una tasa del 6 % anual, capitalizable mensualmente, durante 6 meses.

Monto final = 5 000 x (1+0,06/12)6 ≈ 5 000 x 1,03,4 = $5 152 Interés acumulado = 5 152 – 5 000 = $152

7.3.3 Principales normativas contables aplicables (NIIF)

Las NIIF establecen que los ingresos y gastos financieros, como los intereses, deben reconocerse sobre una base devengada, utilizando el método del tipo de interés efectivo. Estas normas buscan que los estados financieros reflejen fielmente la situación económica de la empresa. Este procedimiento está alineado con los principios establecidos en la NIC: 1. Presentación de estados financieros, la cual en su párrafo 25 establece que: “Una entidad elaborará sus estados financieros, excepto por los flujos de efectivo, utilizando la base contable del devengo. Bajo esta base, los efectos de las transacciones y otros eventos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga el efectivo o su equivalente), y se registran en los registros contables y se informan en los estados financieros de los períodos a los que se refieren”.

7.3.4 Métodos de cálculo de intereses acumulados

Esto se encuentra respaldado en la NIC 39 (Instrumentos financieros: Reconocimiento y medición), específicamente en su párrafo 9, donde se indica que los intereses devengados deben reconocerse como ingresos o gastos en resultados conforme se devengan

7.3.4.1 Cálculo de intereses acumulados en inversiones financieras

Fórmula del interés simple acumulado:

Interés = Capital × Tasa × Tiempo

Ejemplo: Si se invierten $10 000 al 8 % anual durante 3 meses:

Interés = 10 000 × 0,08 × (3/12) = $200

7.3.4.2 Cálculo de intereses acumulados en préstamos bancarios

Cuando se trata de préstamos, se debe registrar el interés que se ha devengado, aunque aún no se haya pagado. Esto se registra como un gasto por intereses y una cuenta por pagar (intereses por pagar).

Ejemplo: Préstamo de $15 000 al 10 % anual con dos meses devengados:

Interés = 15 000 × 0,10 × (2/12) = $250

8.1.1 Definición y objetivos de la amortización

La amortización es el proceso sistemático de distribución del costo de un activo intangible a lo largo de su vida útil. Su objetivo es reflejar en los estados financieros la pérdida de valor que sufren estos activos con el paso del tiempo o por el uso en las operaciones de la empresa. La amortización de un activo intangible se reconocerá como un gasto durante el período que se espera obtener beneficios económicos futuros. (IASB, 2021, NIC 38, párr. 97).

Además, este proceso permite cumplir con el principio de correlación del gasto con el ingreso, establecido en la NIC 1 Presentación de Estados Financieros, la cual establece que los gastos deben reconocerse en el mismo período en que se reconozcan los ingresos relacionados, siempre que exista una relación directa entre ambos (NIC 1, párr. 29). Esto garantiza que los costos asociados a los activos intangibles se distribuyan de forma sistemática y racional, reflejando fielmente la obtención de beneficios económicos futuros a lo largo de la vida útil del activo.

8.1.2. Diferencia entre depreciación y amortización

Depreciación. Aplicable a activos tangibles (maquinarias, equipos, vehículos). Es el proceso contable mediante el cual se distribuye el costo de un activo tangible a lo largo de su vida útil estimada. La finalidad es reflejar en los estados financieros el desgaste, uso u obsolescencia del bien con el tiempo. Es importante destacar que la depreciación no implica un desembolso de efectivo, sino un reconocimiento contable del deterioro del valor del activo. La depreciación está regulada por la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo, que establece que los elementos de propiedades, planta y equipo deben depreciarse de forma sistemática a lo largo de su vida útil, a menos que su vida útil sea indefinida (NIC 16, párr. 50).

Amortización. Aplicable a activos intangibles (licencias, patentes, software, marcas registradas). Se refiere a la distribución del costo de estos activos de forma sistemática durante el tiempo que generen beneficios económicos para la empresa.

Ejemplo:

Una empresa adquiere un vehículo por $20 000, lo deprecia en 5 años (activo tangible). La misma empresa compra una licencia de software por $15 000, la amortiza en 3 años (activo intangible).

Ambos representan una pérdida de valor del activo con el tiempo, pero difieren en la naturaleza del activo al que se aplican.

8.1.3 Activos sujetos a amortización

Los activos intangibles amortizables incluyen:

• Licencias y permisos
• Patentes y derechos de autor
• Programas informáticos (software)
• Concesiones de uso o explotación

Ejemplo:

Una empresa de telecomunicaciones obtiene una concesión de 10 años para operar en una región. Este activo se amortizará durante ese período.

8.1.4 Normativa NIIF aplicable a la amortización

La NIC 38 – Activos intangibles establece que: "Un activo intangible con vida útil definida se amortizará a lo largo de su vida útil estimada, y se evaluará si existe deterioro cuando existan indicios" (IASB, 2021). Además, la amortización debe revisarse al menos una vez al año para comprobar si la vida útil, el método o el valor residual del activo han cambiado.

8.2.1 Método de línea recta

Es el método más común y consiste en distribuir equitativamente el costo del activo a lo largo de su vida útil.

Fórmula:

Amortización anual = (Costo del activo - Valor residual) / Vida útil

Ejemplo 1: Un software adquirido por $12 000, con vida útil de 4 años y sin valor residual: $12 000 / 4 años = $3 000 de amortización anual.

Cada año, se reconocerá un gasto de $3 000 hasta completar los cuatro años, al final de los cuales el valor contable del activo será cero.

Ejemplo 2: Una empresa compra una patente por $30 000 con una vida útil estimada de 6 años y un valor residual de $3 000.

Amortización anual = ($30 000 - $3 000) / 6 = $27 000 / 6 = $4 500

La empresa reconocerá cada año un gasto por amortización de $4 500 en su estado de resultados, reduciendo el valor del activo en el balance general.

Este método tiene la ventaja de ser fácil de aplicar y comprender, y es apropiado cuando se espera que los beneficios económicos derivados del activo se obtengan de manera uniforme a lo largo del tiempo. Sin embargo, si el patrón de consumo de los beneficios no es lineal, podrían considerarse otros métodos como el de unidades de producción o método decreciente, aunque en activos intangibles su uso es menos frecuente.

El procedimiento contable para registrar la amortización consiste en reconocer periódicamente el gasto por amortización en el estado de resultados y reflejar la disminución correspondiente en el activo intangible en el balance general. Este proceso se realiza mediante asientos contables que afectan a dos cuentas principales.

1. Gasto por amortización (cuenta de resultados): refleja el impacto económico del uso del activo intangible durante el período contable.
2. Amortización acumulada (cuenta de balance): cuenta correctiva del activo intangible que muestra la suma total amortizada hasta la fecha.

Este asiento se repite de manera periódica (mensual, trimestral o anual), de acuerdo con la política contable de la empresa. El gasto afecta directamente al resultado del período, mientras que la amortización acumulada reduce el valor neto contable del activo intangible.

8.3.1 Identificación y reconocimiento del gasto por amortización

El gasto por amortización debe reconocerse como un gasto operativo en el estado de resultados y reducir el valor contable del activo en el balance general.

8.3.2 Registro en el libro diario y en el libro mayor

Ejemplo: Una empresa adquiere una licencia de software por $12 000, con una vida útil de 4 años. Usando el método de línea recta, la amortización anual es de $3 000. Si la empresa registra amortizaciones mensuales:

$3 000 / 12 meses = $250 mensuales

Asiento mes 1: Asiento mes 2: Asiento mes 3: Asiento mes 4: Asiento mes 5:

Este registro continuará cada mes hasta completar la vida útil del activo al mes 12.

Además, es importante mantener una subcuenta de amortización acumulada por cada activo intangible, así se posibilita llevar el control individual del valor amortizado.

8.3.3 Ajustes en estados financieros por amortización

La amortización afecta directamente al estado de situación financiera, ya que reduce el valor en libros del activo intangible, a medida que se registra el gasto correspondiente. Este ajuste se refleja como una disminución del valor neto del activo, en el rubro de activos no corrientes; esto permite presentar una imagen más realista del valor contable de los bienes intangibles mantenidos por la entidad.

Además, en el estado de resultados, la amortización se presenta como un gasto operativo. Esto implica una disminución en la utilidad neta del período, reflejando el consumo de los beneficios económicos esperados del activo. Sin embargo, al ser un gasto contable y no una salida de efectivo, no afecta de forma directa al flujo de caja operativo.

8.3.4 Impacto de la amortización en la información financiera

Una correcta aplicación de la amortización contribuye a la transparencia y calidad de la información financiera, dado que permite mostrar el desgaste real del valor económico de los activos intangibles. Esta información resulta clave para usuarios externos –como inversionistas, analistas financieros y entidades reguladoras– que necesitan evaluar de manera confiable la situación económica de la empresa.

Desde el punto de vista de la gestión interna, la amortización ayuda a los administradores y responsables financieros a tomar decisiones más fundamentadas sobre la renovación, mantenimiento o reemplazo de los activos intangibles. Así, se promueve una gestión más eficiente de los recursos y una mayor alineación con los objetivos estratégicos de la organización.

8.3.5 Efecto de la amortización en el estado de resultados

La amortización se registra en el estado de resultados como gasto de operación, de este modo reduce la utilidad antes de impuestos y, por ende, la utilidad neta del período. Esto tiene un impacto directo en los indicadores financieros de rentabilidad, como el margen operativo y el retorno sobre activos.

No obstante, es importante destacar que la amortización no representa una salida real de efectivo.

9.1.1 Definición de depreciación y su importancia contable

La depreciación es el proceso contable mediante el cual se asigna de forma sistemática el costo de un activo tangible a lo largo de su vida útil. Su objetivo es reflejar el desgaste físico, obsolescencia técnica o comercial y el uso del activo en las operaciones de la empresa. Este procedimiento permite cumplir con el principio de correlación ingreso-gasto.

El importe depreciable de un activo se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil. (IASB, 2021, NIC 16, párr. 50). La depreciación proporciona una imagen fiel del valor neto de los activos en los estados financieros y permite estimar con precisión los resultados operativos del período.

Desde el punto de vista financiero, la depreciación tiene un impacto directo en la determinación de la utilidad neta del ejercicio contable, ya que representa un gasto contable que reduce la base imponible sin afectar al flujo de efectivo. Esto permite a las empresas realizar una mejor planificación tributaria y económica.

Asimismo, la depreciación contribuye a reflejar la realidad económica del uso de los activos fijos. Un activo que no es depreciado en los libros podría sobrestimar el patrimonio empresarial y alterar los indicadores financieros, como el rendimiento sobre activos (ROA) o el valor contable.

Al permitir el reconocimiento periódico del desgaste de los activos, la depreciación facilita la toma de decisiones respecto de su mantenimiento, renovación o reemplazo oportuno, lo cual es vital para la sostenibilidad de la capacidad productiva de la empresa.

9.1.2 Diferencia entre depreciación, amortización y agotamiento

Mientras que la depreciación y la amortización asignan el costo de activos con el tiempo, el agotamiento refleja el consumo de recursos naturales. Cada uno se ajusta a diferentes tipos de activos y normativa específica.

9.1.3 Activos sujetos a depreciación (planta, propiedad y equipo)

En contabilidad, la depreciación se aplica exclusivamente a ciertos activos tangibles de larga duración que forman parte del activo no corriente de una entidad. Estos activos se agrupan bajo la clasificación contable denominada Propiedad, Planta y Equipo (PPE), también conocidos como activos fijos.

La PPE está compuesta por los bienes tangibles que posee una empresa, para ser utilizados en la producción o suministro de bienes y servicios, para alquilar a terceros o para fines administrativos; y que se espera usar durante más de un periodo contable. Dentro de esta categoría se encuentran activos como edificios, maquinaria, vehículos, mobiliario, equipos de oficina y herramientas, entre otros.

Según la NIC 16, los activos sujetos a depreciación son aquellos:

• Son tangibles.
• Se utilizan en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o con fines administrativos.
• Tienen una vida útil superior a un año.

Ejemplos: maquinaria, edificios, vehículos, muebles, herramientas.

No todos los activos tangibles están sujetos a depreciación. Los terrenos, por ejemplo, aunque forman parte del activo fijo, no se deprecian ya que no pierden valor con el uso o el tiempo; más bien, por el contrario, suelen valorizarse. De igual forma, los activos intangibles (como licencias o marcas) no se deprecian, sino que se amortizan.

Es importante que el estudiante pueda identificar correctamente qué activos son depreciables y cuáles no, ya que esto impacta directamente en el cálculo de la utilidad del periodo y en la presentación de los estados financieros. Los ajustes por depreciación permiten reflejar la pérdida del valor de los activos de forma sistemática, respetando el principio contable de devengamiento y el principio de correlación de ingresos y gastos.

PPE son recursos estratégicos en las empresas; su adecuada gestión y depreciación influyen tanto en la contabilidad como en la toma de decisiones a mediano y largo plazo.

Recuerda: Los ajustes por depreciación no implican salida de efectivo, constituyen un registro contable para reflejar disminución en el valor del activo a lo largo del tiempo.

9.2.1 Métodos de cálculo de la depreciación

Las NIIF permiten el uso de diferentes métodos para calcular la depreciación de los activos, siempre que reflejen de manera razonable el patrón de consumo de los beneficios económicos que el activo genera para la entidad.

Es decir, la elección del método no debe ser arbitraria; debe ajustarse a cómo se espera que el activo aporte valor a lo largo del tiempo. Los métodos más utilizados son los siguientes:

9.2.2 Método de línea recta

El método de línea recta es el más utilizado en la práctica contable, debido a su simplicidad y uniformidad. Bajo este método, la depreciación anual es constante, esto significa que el gasto por depreciación es el mismo durante cada año de la vida útil del activo.

Este método asume que el activo se desgasta de manera uniforme durante su vida útil; es decir, que el beneficio económico que aporta cada año es similar.

La fórmula general es:

Depreciación anual = (Costo del activo – Valor residual) / Vida útil estimada

Donde:

• Costo del activo: es el valor de adquisición más todos los costos necesarios para poner el activo en condiciones de uso.
• Valor residual: es el valor que se espera obtener por el activo al final de su vida útil.
• Vida útil: es el tiempo durante el cual se espera que el activo esté disponible para el uso de la entidad.

Ejemplo:

Supongamos que una empresa adquiere un equipo de computación por $2 500. Se estima una vida útil de 5 años y un valor residual de $250.

• Aplicando la fórmula: Depreciación anual = (2.500 – 250) / 5 = $450 por año

Cada año, se registrará un gasto por depreciación de $450, y el valor contable del activo se irá reduciendo progresivamente en los estados financieros.

9.2.3 Concepto y aplicación del método

Este método se basa en la presunción de que el activo se consume de forma uniforme. Es el más utilizado por su simplicidad y facilidad de aplicación.

9.2.4 Cálculo del gasto de depreciación anual

Fórmula: (Costo del activo - Valor residual) / Vida útil

Ejemplo: Una máquina cuesta $50 000, tiene una vida útil de 10 años y un valor residual de $5 000. ($50 000 - $5 000) / 10 = $4 500 de depreciación anual.

9.2.5 Ventajas y desventajas del método línea recta

9.2.6 Registro contable del método línea recta

Asiento contable anual:

9.3.1 Concepto y aplicación del método

El método de unidades de producción calcula la depreciación de un activo en función del uso, producción o rendimiento real que genera, en lugar de basarse exclusivamente en el paso del tiempo. Este método es particularmente útil para activos cuyo desgaste depende más de la cantidad de trabajo realizada que de su antigüedad.

El gasto de depreciación para un año determinado se calcula dividiendo el costo original del equipo menos su valor residual, entre el número esperado de unidades que el activo debería producir dada su vida útil. Luego, se multiplica ese cociente por el número de unidades (U) utilizadas durante el año en curso. Ejemplos típicos de aplicación incluyen maquinaria de fábrica, vehículos de transporte o equipos industriales.

9.3.2 Cálculo del gasto de depreciación por unidad producida

Con este método se refleja mejor el deterioro de un activo relacionado con su uso, en lugar de simplemente con el tiempo, como lo realiza el método de línea recta. Puede ser más preciso para activos donde la producción es la principal fuente de desgaste; por tanto, en cierto tipo de empresas este método es más beneficioso.

Fórmula:

(Costo del activo - Valor residual) / Vida total estimada en unidades = Gasto por unidad

Ejemplo:

• Costo: $100 000
• Valor residual: $10 000
• Vida útil: 50 000 unidades
• Producción en el año: 10 000 unidades

($100 000 - $10 000) / 50 000 = $1,80 por unidad × 10 000 = $18 000

9.3.3 Comparación con otros métodos de depreciación

9.3.4 Registro contable del método unidades de producción

Consideraciones:

• Es necesario llevar un control preciso de las unidades producidas o utilizadas.
• Puede no ser práctico para activos cuyo uso no esté directamente relacionado con unidades producidas.

Este método establece la provisión para cuentas incobrables con base en lo permitido por la normativa tributaria vigente. En el caso del Ecuador, la Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI) y su reglamento establecen los requisitos que deben cumplirse para que una provisión de cuentas incobrables sea deducible para fines del impuesto a la renta.

10.1.1 Definición y aplicación del método

Definición. El método, según la Ley de Impuesto a la Renta, consiste en registrar contablemente una provisión para cubrir posibles pérdidas por incobrabilidad de cuentas por cobrar, cumpliendo ciertos requisitos establecidos por la ley tributaria. Esta provisión representa una estimación del monto que podría no recuperarse de los clientes deudores.

Aplicación. Solo será deducible para efectos del cálculo del impuesto a la renta si la provisión cumple las condiciones establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Por ejemplo, el registro debe realizarse en cuentas contables específicas, con base en saldos identificados como de dudosa recuperación, y debe sustentarse con documentación adecuada.

10.1.2 Requisitos fiscales para la deducción de cuentas incobrables

Según el artículo 10 de la LRTI y su reglamento, para que las provisiones de cuentas incobrables sean aceptadas como deducibles en el cálculo del impuesto a la renta, deben cumplirse los siguientes requisitos:

• Que la cuenta provenga de una operación generadora de ingresos gravados.
• Que hayan transcurrido al menos 180 días desde la fecha de vencimiento de la obligación sin haber sido cobrada.
• Que se cuente con evidencia de las gestiones de cobro (cartas, notificaciones, etc.).
• Que se haya registrado contablemente la provisión.
• Que se demuestre razonablemente la imposibilidad de cobro.

Solo las provisiones que cumplan todos estos requisitos pueden ser deducidas del impuesto a la renta.

10.1.3 Procedimiento contable para el registro de la provisión

Para registrar la provisión de cuentas incobrables se sigue el siguiente procedimiento:

1. Identificación de las cuentas por cobrar vencidas: se revisa el listado de clientes deudores y se filtran las que han superado los 180 días de vencimiento.
2. Determinación del monto a provisionar: con base en la antigüedad, riesgo o análisis de cobrabilidad, se calcula el monto estimado como incobrable.

Asiento tipo:

Debe: gasto por provisión de cuentas incobrables (resultado)

Haber: provisión para cuentas incobrables (pasivo o cuenta correctiva del activo)

El reconocimiento contable y fiscal de la provisión para cuentas incobrables tiene efectos relevantes, tanto en los estados financieros como en la determinación del impuesto a la renta. Es fundamental que los estudiantes comprendan cómo influyen estos ajustes en la presentación de la información financiera y en la carga tributaria de las entidades.

Desde el punto de vista financiero, la provisión reduce el valor de las cuentas por cobrar en el activo del estado de situación financiera, lo cual implica una estimación más realista de los recursos que efectivamente se espera recuperar. Además, incrementa el gasto por deterioro en el estado de resultados, reduciendo la utilidad operativa. Esta acción refleja una gestión prudente del riesgo de crédito y permite tomar decisiones con base en información más fiel.

En el aspecto fiscal, la provisión aceptada como gasto deducible reduce la base imponible sobre la cual se calcula el impuesto a la renta. Sin embargo, como se indicó anteriormente, solo será considerada deducible si cumple con los requisitos establecidos en la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento. De no cumplir estos requerimientos, la provisión será desconocida por la administración tributaria y se incrementará la base imponible, lo cual afecta al resultado tributario.

Por tanto, es importante que los profesionales contables encuentren un equilibrio entre la prudencia financiera y el cumplimiento normativo, asegurando que las provisiones sean razonables, justificadas y adecuadamente documentadas. Esta gestión eficiente del riesgo crediticio no solo protege la salud financiera de la entidad, sino que también evita contingencias tributarias.

10.2.1 Método antigüedad de saldos

El método antigüedad de saldos es una técnica utilizada para estimar las cuentas incobrables, basándose en el tiempo transcurrido desde la emisión de las facturas. Esta metodología permite clasificar las cuentas por antigüedad y, en función de dicha clasificación, determinar el porcentaje de riesgo de incobrabilidad asociado a cada grupo.

La lógica detrás de este método es que a medida que el tiempo pasa, la probabilidad de que una cuenta sea incobrable aumenta. Es decir, las cuentas más antiguas son más propensas a convertirse en incobrables. Este enfoque se apoya en la premisa de que la antigüedad de los saldos es un indicador significativo del riesgo de no cobro. En la práctica, las empresas segmentan sus cuentas por períodos de antigüedad, como 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días. Para cada segmento se aplica un porcentaje de provisión, que refleja el riesgo estimado de incobrabilidad.

Por ejemplo, en una empresa las cuentas con 0-30 días podrían tener un porcentaje de provisión bajo, digamos 1 %; mientras que las cuentas de más de 90 días podrían tener un porcentaje mucho más alto, como el 20 % o 30 %. De esta manera, se ajusta la provisión para cuentas incobrables de acuerdo con el riesgo implícito de cada grupo de saldos. Este método es especialmente útil en empresas con un volumen alto de cuentas por cobrar, ya que ofrece un enfoque sistemático para estimar la incobrabilidad de manera eficiente.

En términos contables, la provisión por cuentas incobrables es registrada como un gasto en el estado de resultados, y se refleja en el balance general como una cuenta contractiva, reduciendo el valor neto de las cuentas por cobrar. Este enfoque no solo proporciona una estimación más precisa de las pérdidas esperadas, sino que también permite una mejor toma de decisiones respecto de las políticas de crédito y cobranza de la empresa.

10.2.2 Definición y aplicación del método

El método de antigüedad de saldos consiste en analizar las cuentas por cobrar de una empresa agrupándolas según el tiempo que ha pasado desde la fecha de vencimiento de cada factura. El propósito es estimar la probabilidad de que esas cuentas no sean recuperadas y, con base en esta estimación, constituir una provisión adecuada para cubrir posibles pérdidas.

Este método se basa en la experiencia histórica de la empresa o en datos estadísticos del sector, que permiten establecer rangos de tiempo y porcentajes estimados de incobrabilidad para cada uno. Por ejemplo, una cuenta que tiene menos de 30 días de vencida suele tener un bajo riesgo de incobrabilidad, mientras que una que lleva más de 90 días sin pago tiene un riesgo mucho más alto. Por lo tanto, se aplican diferentes porcentajes de provisión a cada grupo de antigüedad. La aplicación práctica del método comienza con la elaboración de un análisis de envejecimiento de cuentas, también llamado aging report. Este reporte muestra las cuentas pendientes, clasificadas en rangos de tiempo tales como:

• 0 a 30 días
• 31 a 60 días
• 61 a 90 días
• Más de 90 días

A cada grupo se le asigna un porcentaje de incobrabilidad, que puede basarse en la política contable de la empresa o en criterios técnicos recomendados por normas contables o auditores externos.

Ejemplo:

La provisión total ($800) se registra contablemente como un gasto por incobrables y una cuenta de valuación que disminuye las cuentas por cobrar.

Este método es ampliamente aceptado por su enfoque sistemático y su alineación con las mejores prácticas contables, especialmente bajo un marco de estimaciones basadas en evidencia empírica y experiencia pasada.

10.2.3 Clasificación de cuentas por antigüedad

La clasificación de cuentas por antigüedad es un procedimiento contable que permite ordenar las cuentas por cobrar según el tiempo transcurrido desde su vencimiento. Esta clasificación es fundamental para aplicar el método de antigüedad de saldos, ya que permite identificar el nivel de riesgo asociado a cada grupo de cuentas.

El proceso empieza con la revisión del listado de cuentas por cobrar, considerando la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento pactada con el cliente. A partir de esta información, se calcula el número de días de retraso. Con base en ese cálculo, las cuentas se agrupan en rangos de antigüedad.

10.2.4 Cálculo de la provisión en función del porcentaje de riesgo

Una vez clasificados los saldos de las cuentas por cobrar según su antigüedad, el siguiente paso en la aplicación del método de antigüedad de saldos consiste en estimar la provisión para cuentas incobrables. Esto se hace aplicando porcentajes de riesgo, que reflejan la probabilidad de no recuperación de los valores adeudados, dependiendo del rango de antigüedad.

El cálculo se realiza multiplicando el saldo total de cada rango por el porcentaje de riesgo asignado. La suma de estos valores da como resultado el monto total de la provisión por cuentas incobrables, que debe registrarse contablemente.

Ejemplo práctico:

Supongamos que una empresa tiene los siguientes saldos clasificados:

• $10 000 en cuentas con 0 a 30 días de antigüedad → 1 % de riesgo → $100
• $6 000 en cuentas con 31 a 60 días de antigüedad → 5 % de riesgo → $300
• $4 000 en cuentas con 61 a 90 días de antigüedad → 10 % de riesgo → $400
• $2 000 en cuentas con más de 90 días → 50 % de riesgo → $1 000

Provisión total estimada: $100 + $300 + $400 + $1 000 = $1 800

10.2.5 Comparación con otros métodos de estimación

En el contexto de la provisión para cuentas incobrables, existen diversos métodos que las empresas pueden aplicar para estimar el monto que deben provisionar, además del método de antigüedad de saldos. Estos métodos muestran ventajas y desventajas según el tipo de empresa, la naturaleza de sus cuentas por cobrar y las regulaciones fiscales a las que se encuentra sujeta. A continuación, se realiza una comparación con los métodos más comunes utilizados:

Aprende más

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11.1.1 Definición y propósito del balance de comprobación

El balance de comprobación es un informe contable que muestra la lista de todas las cuentas del libro mayor con sus respectivos saldos deudores o acreedores, con el objetivo principal de verificar la igualdad entre los cargos y abonos realizados durante un período contable. Su correcta elaboración es esencial para detectar errores aritméticos o de transcripción en los registros contables, y constituye una etapa previa e indispensable antes de la formulación de los estados financieros.

Este balance tiene un doble propósito. Por un lado, permite asegurar que se ha cumplido con el principio de partida doble; es decir, que todo débito tiene su crédito correspondiente. Por otro lado, actúa como una herramienta de control interno; al identificar desbalances, se pueden corregir errores antes de que se reflejen en los informes financieros finales. No obstante, es importante mencionar que, aunque los saldos estén equilibrados, eso no garantiza la ausencia total de errores, ya que pueden existir errores de clasificación, omisión o duplicación, que no afectan la igualdad matemática.

En la práctica contable, el balance de comprobación puede elaborarse en diferentes etapas del ciclo: antes de ajustes (no ajustado), después de aplicar los ajustes contables (ajustado) y, finalmente, después del cierre (balance de cierre). En esta clase nos centraremos en el balance de comprobación ajustado, que incorpora todos los asientos de ajuste necesarios para que los saldos reflejen de forma más fiel la realidad económica de la empresa. Este documento sirve de base directa para la elaboración de los estados financieros básicos: el estado de situación financiera, el estado de resultados y el estado de cambios en el patrimonio.

11.1.2 Diferencia entre balance de comprobación no ajustado y ajustado

El balance de comprobación no ajustado es aquel que se elabora inicialmente, una vez finalizado el registro de todas las transacciones contables del período, en los libros diario y mayor. Su función principal es verificar si los registros contables están equilibrados; es decir, si el total de los débitos coincide con el total de los créditos. Sin embargo, este documento no incluye las correcciones necesarias para reflejar con exactitud la situación financiera y los resultados económicos reales de la entidad.

Por su parte, el balance de comprobación ajustado incluye todos los asientos de ajuste que son necesarios para cumplir con los principios contables generalmente aceptados y la normativa financiera vigente. Estos ajustes pueden corresponder a depreciaciones, provisiones, acumulaciones de ingresos o gastos, entre otros. El balance ajustado, por tanto, representa una versión más fiel y precisa de los saldos contables, que servirá de base directa para la elaboración de los estados financieros.

La diferencia clave entre ambos radica en su función y exactitud: mientras que el balance no ajustado se utiliza para una revisión preliminar de la contabilidad, el balance ajustado es el que presenta la información definitiva para la toma de decisiones. Su correcta elaboración es indispensable para garantizar la integridad y confiabilidad de los informes financieros de la organización.

11.1.3 Importancia del balance de comprobación en el ciclo contable

El balance de comprobación es una herramienta fundamental dentro del ciclo contable, ya que permite verificar la exactitud de los registros realizados en los libros contables antes de proceder a la elaboración de los estados financieros. Este documento proporciona una lista de todas las cuentas del libro mayor, junto con sus respectivos saldos, facilitando así la identificación de posibles errores de transcripción, omisión o clasificación.

Su importancia radica en que actúa como un punto de control intermedio, ya que permite a los contadores comprobar si las operaciones han sido registradas correctamente, si se mantiene la igualdad entre el debe y el haber y, si es necesario, realizar ajustes contables para corregir o complementar la información registrada. Además, ayuda a garantizar que los saldos reflejen adecuadamente la situación patrimonial, financiera y los resultados de la entidad.

En el contexto del ciclo contable, el balance de comprobación no solo tiene un valor de revisión interna, sino que también es un instrumento clave para la preparación de los estados financieros ajustados, ya que asegura la consistencia de la información contable antes de presentarla a usuarios internos y externos, como gerentes, accionistas, auditores y autoridades fiscales. Su correcta elaboración contribuye a la transparencia y a la toma de decisiones informadas

11.2.1 Registro de los saldos de cuentas en el libro mayor

El libro mayor es un registro contable principal, que clasifica y agrupa todas las transacciones registradas en el libro diario, permitiendo observar el comportamiento y el saldo de cada cuenta contable de forma individual. El registro de los saldos en el libro mayor es una etapa crítica en el proceso contable, ya que proporciona la información necesaria para la elaboración del balance de comprobación.

Cada cuenta del libro mayor muestra los movimientos deudores y acreedores, así como su saldo final. Para lograr una correcta contabilización, es fundamental que las transacciones se registren siguiendo el principio de la partida doble; es decir, que todo débito tenga su correspondiente crédito. Además, cada movimiento debe estar respaldado por documentación fuente y cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados o las normas internacionales aplicables.

Una vez registrados todos los movimientos del período, se determina el saldo de cada cuenta, el cual será trasladado al balance de comprobación. Este procedimiento permite detectar inconsistencias, errores de omisión o duplicidad y verificar que el sistema contable esté funcionando correctamente, antes de pasar a los ajustes contables necesarios.

Ejemplo: Registro en el libro mayor

Supongamos las siguientes transacciones registradas en el libro diario de una empresa:

Paso al libro mayor:

Cada cuenta debe reflejar los movimientos según su naturaleza (deudora o acreedora):

Cuenta: Caja Cuenta: Capital Social Cuenta: Mercaderías Cuenta: Proveedores Cuenta: Cuentas por cobrar Cuenta: Ventas

Este ejemplo muestra cómo cada transacción del libro diario se registra en su correspondiente cuenta en el libro mayor, con su impacto en el debe o haber. Al finalizar el período contable, los saldos finales de estas cuentas serán los que se utilizarán para elaborar el balance de comprobación ajustado

11.2.2 Verificación de la partida doble y control de errores

El principio de partida doble es fundamental en la contabilidad, ya que establece que cada transacción contable afecta al menos dos cuentas y que el total de débitos debe ser igual al total de créditos. Esta verificación es clave para garantizar la integridad y exactitud de los registros contables.

¿Cómo se realiza la verificación de la partida doble?

1. Revisión de cada asiento contable. Se examina que, por cada cargo (debe), exista un abono (haber) equivalente.
2. Comparación de saldos. Al elaborar el balance de comprobación, se verifica que la suma total de las cuentas del debe coincida con la del haber.
3. Aplicación de controles internos. Se implementan procesos sistemáticos de revisión, conciliación de cuentas y autorizaciones para registrar operaciones.

Errores comunes en la partida doble
Técnicas de control de errores

• Conciliación bancaria. Verificar coincidencias entre libros contables y extractos bancarios.
• Supervisión de libros auxiliares. Comparar libros auxiliares (clientes, proveedores, inventarios) con el libro mayor.
• Revisión cruzada de documentos. Validar los asientos con facturas, comprobantes y otros soportes.

Ejemplo práctico de verificación:

• Asiento contable:
  • Compra de mercadería por $1 000 al contado.
• Registro correcto:
  • Debe: Mercaderías $1 000
  • Haber: Caja $1 000
• Verificación:
  • Total Debe = Total Haber → ✔️ Correcto
• Error común:
  • Debe: Mercaderías $1 000
  • Haber: Caja $100 → ❌ Error de transcripción

El asiento no cuadra porque existe una diferencia: 1 000-100 = 900; al no tener el mismo valor en el debe y el haber no se cumple el principio de partida doble. A esto se le llama descuadre.

11.2.3 Identificación de cuentas que requieren ajustes

Una de las tareas clave en la elaboración del balance de comprobación ajustado es identificar qué cuentas necesitan ser corregidas antes de la preparación de los estados financieros definitivos. Este proceso asegura que los saldos contables reflejen de forma fidedigna la situación económica de la empresa, cumpliendo con el principio de la razonabilidad y los criterios contables establecidos por las NIIF.

La identificación de cuentas que requieren ajustes es una etapa crítica dentro del proceso contable, ya que garantiza la razonabilidad de los saldos presentados en los estados financieros. Este procedimiento permite corregir desviaciones, errores u omisiones que pudieran distorsionar la imagen fiel del patrimonio, los resultados y la situación financiera de una entidad. Para identificar estas cuentas, se realiza un análisis detallado de los saldos contables al cierre del período, contrastándolos con documentación de respaldo, políticas contables aplicables y normativa vigente, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Algunas de las cuentas que comúnmente requieren ajustes incluyen ingresos devengados no cobrados, gastos acumulados no registrados, provisiones por cuentas incobrables, depreciaciones, amortizaciones, inventarios con obsolescencia y pasivos o contingencias no reconocidas oportunamente. La identificación también puede surgir de hallazgos de auditoría interna o externa, conciliaciones bancarias, revisiones físicas de inventario o verificaciones de activos fijos. Este proceso no solo corrige errores, sino que también contribuye al cumplimiento normativo y fortalece la toma de decisiones basada en información confiable.

Además, identificar oportunamente las cuentas que requieren ajustes ayuda a prevenir riesgos financieros, tributarios y legales. Por ello, se requiere la intervención de profesionales calificados que apliquen criterios técnicos, juicio profesional y conocimiento de la operación del negocio. Finalmente, todo ajuste debe estar debidamente sustentado, autorizado y registrado en los libros contables, respetando el principio de devengado y los postulados de la contabilidad financiera. Así, se asegura la transparencia, integridad y comparabilidad de la información financiera presentada.

¿Qué son las cuentas que requieren ajustes?

Son aquellas que, al cierre del período contable, no reflejan adecuadamente su saldo real debido a la naturaleza del devengamiento contable. Esto significa que algunas transacciones deben reconocerse, aunque no hayan sido registradas por falta de documentos o por el paso del tiempo (acumulación de gastos o ingresos).

Tipos comunes de cuentas que requieren ajustes

1. Gastos devengados no registrados. Ejemplo: sueldos por pagar, servicios públicos devengados pero no facturados.
2. Ingresos devengados no registrados. Como intereses ganados que aún no se han cobrado.
3. Gastos pagados por anticipado. Seguros, alquileres u otros pagos que abarcan varios períodos contables.
4. Ingresos cobrados por anticipado. Dinero recibido por servicios aún no prestados o productos aún no entregados.
5. Depreciación de activos. Ajuste para reflejar el uso del activo a lo largo del tiempo.
6. Provisión para cuentas incobrables. Estimación de las cuentas por cobrar que probablemente no se recuperen.

Procedimiento para identificar cuentas ajustables

• Revisión del libro mayor y auxiliares. Analizar cada cuenta para determinar si existen diferencias temporales o eventos no registrados.
• Comparación con documentación externa. Contrastar saldos con contratos, facturas, estados de cuenta bancarios, etc.
• Evaluación del comportamiento histórico y las políticas contables. Determinar el momento y el criterio con el que la empresa reconoce ciertos ingresos o gastos.
• Consulta con otras áreas. Especialmente en lo referente a gastos no financieros (departamento de recursos humanos, operaciones, etc.).

Este paso es clave para garantizar que el balance de comprobación ajustado sea una herramienta fiable para la preparación de los estados financieros; pues solo de ese modo permite detectar omisiones, anticipaciones o registros incorrectos, que de no corregirse pueden distorsionar los resultados del periodo contable.

12.1.1 Definición y propósito del estado de resultados

El estado de resultados es un informe contable que presenta –de manera ordenada y sistemática– los ingresos, costos y gastos incurridos por una entidad, durante un periodo determinado, generalmente mensual, trimestral o anual. Su objetivo principal es mostrar si la empresa obtuvo una utilidad o una pérdida neta como resultado de sus operaciones.

Este estado financiero se estructura de tal forma que primero se presentan los ingresos, luego se restan los costos de ventas o producción, seguidos de los gastos operativos y, finalmente, otros ingresos o egresos no operacionales. El resultado final permite conocer la eficiencia económica y financiera de la entidad durante el periodo evaluado.

El propósito fundamental del estado de resultados es ofrecer a los diferentes usuarios de la información financiera (gerentes, inversionistas, socios, bancos, organismos de control, etc.) una visión clara y precisa del desempeño financiero de la empresa. Así, se convierte en una herramienta clave para la toma de decisiones estratégicas, como inversiones, financiamiento, reducción de costos o expansión de operaciones.

Los principales estados en el Ecuador son:

• Estados de situación financiera
• Estado de resultados
• Estado de cambio de patrimonio
• Estado de flujo de efectivo
• Notas a los estados financieros

12.1.2 Importancia en la toma de decisiones empresariales

El estado de resultados es una herramienta clave para los responsables de la gestión empresarial, ya que proporciona una visión detallada del rendimiento financiero de la empresa en un periodo determinado. Permite identificar si la entidad está generando utilidades o incurriendo en pérdidas, lo que es fundamental para evaluar la sostenibilidad y eficiencia de las operaciones.

Además, ofrece información crítica para la planeación estratégica, ya que permite a los directivos analizar los niveles de ingresos, los costos y los gastos, y detectar áreas que requieren mejoras o ajustes. Esto puede influir en decisiones como el recorte de gastos, el aumento de inversiones en áreas rentables o la redefinición de precios.

Desde la perspectiva de los inversionistas, el estado de resultados ayuda a determinar la rentabilidad de la empresa, esto incide directamente en las decisiones de inversión. Igualmente, para las entidades financieras este informe es vital, pues así pueden evaluar la capacidad de pago de la empresa antes de otorgar financiamiento.

Finalmente, también es una herramienta útil para evaluar el cumplimiento de los objetivos financieros y operativos, lo que facilita la rendición de cuentas a los distintos grupos de interés (accionistas, socios, entidades regulatorias, entre otros).

12.1.3 Relación del estado de resultados con otros estados financieros

El estado de resultados no debe analizarse de forma aislada, pues forma parte de un conjunto integral de estados financieros que, en conjunto, ofrecen una imagen completa de la situación económica y financiera de la empresa. Su correcta interpretación se potencia al relacionarse con el estado de situación financiera, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujos de efectivo.

La relación más directa se establece con el estado de situación financiera, ya que las utilidades o pérdidas netas obtenidas en el estado de resultados afectan directamente al patrimonio de la empresa, reflejándose en la cuenta de utilidades retenidas o acumuladas. Así, los resultados del periodo influyen en la estructura financiera de la empresa.

Con el estado de flujos de efectivo, el vínculo radica en la conversión de las ganancias contables en flujos reales de efectivo. Es posible que una empresa registre utilidades, pero no tenga suficiente liquidez, por lo que es esencial contrastar ambas fuentes de información; de ese modo se podrá evaluar la capacidad de generar efectivo y sostener operaciones.

El estado de cambios en el patrimonio también se ve afectado por los resultados del periodo, ya que muestra cómo las utilidades se distribuyen entre los socios o se reinvierten, afectando directamente la evolución del capital contable.

En conjunto, esta interrelación permite a los usuarios de la información contable realizar un análisis financiero integral, evaluar la rentabilidad, la liquidez, la solvencia y la eficiencia operativa de la empresa, elementos claves para la toma de decisiones estratégicas.

El estado de resultados está compuesto por una serie de partidas que permiten identificar, de forma clara, cómo se genera el resultado neto del periodo, distinguiendo entre los ingresos, costos y gastos de la operación. Cada uno de estos elementos aporta información clave para comprender la rentabilidad de la empresa y su eficiencia operativa.

12.2.1 Ingresos operacionales y no operacionales

Los ingresos operacionales u ordinarios son aquellos que provienen directamente de la actividad económica principal de la empresa. Por ejemplo, en una empresa comercial la venta de mercaderías constituye su ingreso operativo. Estos ingresos reflejan el nivel de actividad y el éxito del giro del negocio.

En contraste, los ingresos no operacionales son aquellos que no guardan relación directa con la actividad principal, como intereses ganados, ingresos por alquileres o ganancias en la venta de activos fijos. Aunque aportan a la utilidad neta, no son sostenibles ni recurrentes, por lo que se consideran secundarios.

12.2.2 Costos de ventas y costos de producción

El costo de ventas corresponde al valor de los bienes vendidos o los servicios prestados durante el periodo. En empresas comerciales, es el valor de adquisición de los productos vendidos. En empresas industriales o manufactureras, se habla de costos de producción, los cuales incluyen materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

El adecuado cálculo de estos costos es fundamental para determinar el margen bruto y, en consecuencia, evaluar la eficiencia en la gestión de compras, inventarios y producción.

12.2.3 Gastos operacionales: administrativos y de ventas

Los gastos operacionales representan los recursos que la empresa debe desembolsar para operar. Se clasifican en:

• Gastos administrativos: que incluyen sueldos del personal administrativo, servicios básicos, alquileres de oficina, entre otros.
• Gastos de ventas: que abarcan comisiones, publicidad, transporte y cualquier gasto relacionado con la comercialización del producto o servicio.

La forma en que se presenta el estado de resultados puede variar, según las políticas contables de la empresa o por los requerimientos normativos. Existen dos métodos principales para su presentación: por función del gasto y por naturaleza del gasto. La elección del método impacta la manera en que se analiza y comprende la información financiera.

12.3.1 Método por función del gasto

Este método agrupa los gastos de acuerdo con su función dentro de la organización, como por ejemplo: costo de ventas, gastos de administración y gastos de ventas. Es el método más utilizado en los informes financieros bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Ejemplo:

• Ingresos operacionales
• (-) Costo de ventas
• = Utilidad bruta
• (-) Gastos de administración
• (-) Gastos de ventas
• = Utilidad operativa

Este enfoque facilita el análisis del desempeño operativo y de la eficiencia por áreas funcionales.

12.3.2 Método por naturaleza del gasto

En este método, los gastos se presentan de acuerdo con su tipo o naturaleza, sin importar a qué función se destinan.

Ejemplo:

• Ingresos operacionales
• (-) Sueldos y salarios
• (-) Depreciación
• (-) Servicios básicos
• (-) Materiales y suministros
• = Resultado operativo

Este formato es más transparente en cuanto a los tipos de costos que enfrenta la empresa, y puede ser útil para empresas más pequeñas o con estructuras menos complejas.

12.3.3 Comparación de métodos y su impacto en la información financiera

Ambos métodos presentan la misma utilidad operativa y neta, pero la estructura y el nivel de detalle varían. La elección de un método sobre otro depende de factores como:

• Las necesidades de los usuarios de la información financiera.
• El tipo de industria.
• La normativa aplicable.

El método por función del gasto suele ser más útil para evaluar el rendimiento por área y es el más utilizado en Ecuador, mientras que el método por naturaleza del gasto permite un mayor control sobre los insumos utilizados.

12.3.4 Procedimiento para la elaboración del estado de resultados

1. Recopilación de ingresos y gastos desde los registros contables ajustados.
2. Clasificación según el método elegido (función o naturaleza).
3. Determinación del resultado operativo, considerando ingresos menos costos y gastos.
4. Inclusión de ingresos y gastos no operacionales.
5. Cálculo del impuesto a la renta.
6. Determinación de la utilidad o pérdida neta del periodo.

EJEMPLO: Datos:

Cuenta
Ventas tarifa 12%		$208.000,00
Ventas tarifa 0%		$13.000,00
Ingresos por comisiones	$2.000,00
Costo de ventas		$78.000,00
Sueldo vendedores		$8.500,00
Sueldo personal administrativo	$6.500,00
Arriendo de oficina		$800,00
Comisiones		$650,00
Servicios básicos (luz y agua)	$700,00
Gastos bancarios		$380,00

Elaborar con estos datos el estado de resultados y determinar si es acumulado o integral.

Concepto
INGRESOS ORDINARIOS			$221 000,00
Ventas tarifas 14 %		$208 000,00
Ventas tarifas 0 %		$13 000,00
(-) COSTO DE VENTAS		-$78 000,00
= UTILIDAD BRUTA EN VENTAS			$143 000,00
(+) OTROS INGRESOS
Ingresos por comisiones	$2 000,00
(-) GASTOS
- Gastos de Ventas
Sueldo de vendedores		$8 500,00
Comisiones	$600,00
- Gastos administrativos
Sueldo Personal		$6 500,00
Servicios Básicos		$700,00
Arriendo Oficina		$800,00
- Gastos Financieros
Gastos financieros		$380,00
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS			$127 470,00

12.3.4 Procedimiento para la elaboración del estado de resultados

La elaboración del estado de resultados requiere seguir una secuencia lógica que garantice la correcta presentación de los ingresos, costos y gastos del periodo. Este informe financiero refleja si una empresa ha obtenido utilidades o pérdidas; por lo tanto, su estructura debe obedecer principios contables generalmente aceptados y responder a la naturaleza o función del gasto, según se haya decidido. A continuación, se detalla el procedimiento básico para su elaboración:

1. Recolección de información contable. Se recopilan los datos de los ingresos, costos y gastos registrados durante el periodo contable, generalmente provenientes del libro mayor o del balance de comprobación ajustado.
2. Clasificación de las cuentas. Se agrupan las cuentas según su naturaleza o función, dependiendo del método que se utilice (por naturaleza del gasto o por función del gasto).
3. Determinación de ingresos. Se registran todos los ingresos operacionales (prestación de servicios, ventas) y no operacionales (intereses ganados, ganancias por inversiones, etc.).
4. Determinación de los costos. En función del tipo de empresa, se calcula el costo de ventas (empresas comerciales) o el costo de producción (empresas manufactureras), restándolo de los ingresos para obtener la utilidad bruta.
5. Registro de gastos operacionales. Se contabilizan los gastos de administración, ventas y financieros, permitiendo obtener la utilidad operativa.
6. Incorporación de otros ingresos y egresos. Se añaden o deducen otros ingresos o gastos no relacionados con la operación principal, como pérdidas por cambio de moneda, multas, ingresos por alquileres, entre otros.
7. Determinación del resultado antes de impuestos. Se calcula la utilidad o pérdida antes del pago del impuesto a la renta.
8. Cálculo del impuesto a la renta. Se registra el gasto por impuesto a la renta correspondiente al periodo.
9. Obtención del resultado neto del ejercicio: Finalmente, se deduce el impuesto a la renta de la utilidad antes de impuestos, obteniendo la utilidad neta del periodo o pérdida del ejercicio.

13.1.1 Definición

El estado de situación financiera, también conocido como balance general, es uno de los estados financieros fundamentales que presenta la situación económica de una entidad en una fecha específica, mostrando lo que la empresa posee (activos), lo que debe (pasivos) y el valor residual para sus propietarios (patrimonio).

De acuerdo con la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros, este estado tiene como objetivo reflejar:

“La posición financiera de una entidad, mostrando los activos, pasivos y patrimonio al final del período”.

Su fórmula básica es: Activos = Pasivos + Patrimonio

Este estado es un informe contable, que presenta la posición financiera de una empresa en un momento determinado. Está estructurado en tres componentes principales: activos, pasivos y patrimonio. Los activos representan los recursos que posee la empresa y que se espera generen beneficios económicos futuros. Los pasivos son las obligaciones presentes derivadas de eventos pasados, que la empresa debe cancelar mediante la entrega de recursos. Y el patrimonio refleja el interés residual de los propietarios en los activos de la entidad, luego de deducir todos sus pasivos.

El propósito principal del estado de situación financiera es ofrecer una imagen clara y comprensible de la situación financiera de la entidad, facilitando el análisis de su solidez, estabilidad y capacidad para cumplir con sus compromisos. Este estado financiero proporciona información clave para la toma de decisiones por parte de diversos usuarios: gerentes, inversionistas, entidades financieras, proveedores, autoridades tributarias y otros interesados.

Desde la perspectiva de las NIIF, el estado de situación financiera debe elaborarse con base en principios de relevancia, representación fiel, comparabilidad y claridad. Su adecuada presentación permite analizar aspectos fundamentales, como liquidez (capacidad de cumplir obligaciones a corto plazo), solvencia (capacidad de mantenerse a largo plazo), endeudamiento y patrimonio neto disponible.

En resumen, este estado financiero no solo revela lo que la empresa posee y debe, sino también cómo está financiada. Su análisis contribuye al diagnóstico integral de la situación económica de la entidad, siendo indispensable para la gestión estratégica, la planificación financiera y la evaluación del desempeño organizacional.

13.1.2 Importancia en la evaluación de la posición financiera de la empresa

El estado de situación financiera es una herramienta esencial para evaluar la salud económica de una empresa, ya que permite conocer su capacidad para operar eficientemente, cumplir con sus obligaciones financieras y sostener su crecimiento a lo largo del tiempo. A través del análisis de sus tres componentes —activos, pasivos y patrimonio— los interesados pueden interpretar la solidez de la entidad, su nivel de endeudamiento y su capacidad de generar valor a los accionistas.

Uno de los aspectos más importantes que se evalúan mediante este estado financiero es la liquidez; es decir, la capacidad de la empresa para afrontar sus compromisos de corto plazo, utilizando sus activos corrientes. También permite medir la solvencia, que se refiere a la habilidad de mantenerse operativa en el largo plazo, gracias a una estructura financiera equilibrada, entre recursos propios y ajenos. Estos indicadores son fundamentales para la gestión del riesgo financiero y para planificar estrategias de financiamiento o inversión.

Además, el estado de situación financiera facilita el cálculo de razones financieras, como el índice de endeudamiento, el capital de trabajo y el índice de rentabilidad sobre patrimonio, entre otros. Estos ratios permiten realizar comparaciones interperiodos e interempresas, útiles tanto para la dirección administrativa como para terceros interesados, como inversionistas, bancos, proveedores o entes reguladores.

Por lo tanto, el estado de situación financiera no es simplemente un resumen estático de cuentas, sino una fuente clave de información para tomar decisiones bien fundamentadas, realizar diagnósticos financieros y formular políticas orientadas a mejorar la eficiencia, rentabilidad y sostenibilidad de la organización.

13.1.3 Relación con el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo

El estado de situación financiera está estrechamente vinculado con el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo, conformando juntos el conjunto básico de los estados financieros bajo las NIIF. Esta interrelación permite obtener una visión integral del desempeño económico y de la situación financiera de una entidad.

En primer lugar, el estado de resultados informa sobre los ingresos, costos y gastos de la empresa durante un período determinado, reflejando su rentabilidad. La utilidad o pérdida neta resultante se transfiere directamente al patrimonio en el estado de situación financiera; esto afecta las utilidades retenidas. Así, la evolución del capital contable depende en gran medida del resultado de las operaciones, evidenciando cómo las decisiones operativas impactan en la posición financiera.

Por otro lado, el Estado de flujos de efectivo proporciona detalles sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes, clasificados en actividades operativas, de inversión y de financiamiento. Esta información se relaciona con el estado de situación financiera, al explicar los cambios en las cuentas de efectivo, activos y pasivos durante el período. Por ejemplo, un aumento en cuentas por cobrar (activo corriente) o en préstamos bancarios (pasivo no corriente) tiene su contraparte explicativa en los flujos de efectivo.

En conjunto, estos tres estados permiten a los usuarios evaluar no solo lo que posee y debe la empresa, sino también cómo genera sus ingresos y cómo administra sus recursos líquidos. La interpretación integrada de estos documentos contables resulta esencial para diagnosticar la viabilidad económica, identificar tendencias financieras y fundamentar las decisiones estratégicas, operativas y de inversión.

El estado de situación financiera, también conocido como balance general, presenta la situación económica de una empresa en una fecha determinada. Su estructura está dividida en tres grandes componentes: activos, pasivos y patrimonio, siguiendo la ecuación contable fundamental:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Esta estructura permite identificar con claridad los recursos que posee la empresa (activos), sus obligaciones financieras (pasivos) y la participación de los propietarios (patrimonio). El formato y el contenido de este estado están regulados por la NIC 1: Presentación de Estados Financieros; la cual establece los lineamientos generales para su elaboración conforme a las NIIF.

13.2.1 Activos

Los activos representan todos los bienes y derechos que posee la empresa, los cuales están clasificados en:

• Activos corrientes: aquellos que se espera convertir en efectivo, vender o consumir en el ciclo normal de operación, generalmente en un año (por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar e inventarios).
• Activos no corrientes: bienes de largo plazo utilizados en la operación del negocio, como propiedades, plantas, equipos y activos intangibles.

13.2.2 Pasivos

Son las deudas y obligaciones financieras que la empresa tiene frente a terceros. Se clasifican en:

• Pasivos corrientes: deudas que deben pagarse dentro de un año (cuentas por pagar, obligaciones bancarias de corto plazo).
• Pasivos no corrientes: obligaciones de largo plazo como préstamos bancarios o provisiones para beneficios futuros.

13.2.3 Patrimonio

Representa el interés residual en los activos de la entidad después de deducir todos sus pasivos. Incluye el capital social aportado por los socios, reservas y utilidades retenidas acumuladas.

13.2.1.1 Activos corrientes (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios)

Los activos corrientes son aquellos bienes y derechos que una empresa espera convertir en efectivo, vender o consumir dentro de su ciclo normal de operaciones, el cual generalmente no excede los doce meses. Estos activos proporcionan liquidez inmediata y son esenciales para la operatividad diaria del negocio. La correcta clasificación y valoración de estos elementos es fundamental, tanto para la toma de decisiones internas como para el cumplimiento de las NIIF, especialmente de la NIC - 1, que regula su presentación.

Entre los activos corrientes más representativos encontramos:

1. Efectivo y equivalentes de efectivo. Incluyen dinero en caja, cuentas bancarias y otros activos de alta liquidez, que se pueden convertir fácilmente en efectivo sin riesgo significativo de pérdida de valor. Es el recurso más líquido y sirve como base para medir la capacidad de pago a corto plazo.
   
   

   
   



2. Cuentas por cobrar. Son los derechos que tiene la empresa de recibir efectivo u otros activos de clientes u otras partes por ventas a crédito. Se deben presentar netos de una provisión para cuentas incobrables, en cumplimiento de la NIIF 9, que regula el deterioro de activos financieros.
   
   

   
   



3. Inventarios. Representan bienes disponibles para la venta o materias primas, productos en proceso y productos terminados en empresas industriales. La valoración de los inventarios debe seguir lo establecido en la NIC-2, que permite métodos como el costo promedio ponderado o el método FIFO, pero prohíbe el uso del método LIFO.
   
   

   
   

La adecuada gestión de los activos corrientes permite garantizar la continuidad operativa, evitar problemas de liquidez y mantener una rotación eficiente del capital de trabajo. Su análisis es clave para medir la liquidez de la empresa, calcular el capital de trabajo neto y planificar el flujo de caja.

13.2.1.2 Activos no corrientes (propiedad, planta y equipo, activos intangibles)

Los activos no corrientes son aquellos recursos que una empresa utiliza en su actividad operativa por más de un año y que no están destinados a la venta inmediata. Estos activos representan inversiones a largo plazo que generan beneficios económicos futuros y son clave para el desarrollo sostenible del negocio. De acuerdo con la NIC-16 – Propiedades, Planta y Equipo y la NIC-38 – Activos Intangibles, estos elementos deben ser reconocidos, medidos y depreciados o amortizados de acuerdo con su naturaleza y uso.

Dentro de esta categoría se destacan:

1. Propiedad, planta y equipo (PPE). Son activos tangibles, como terrenos, edificios, maquinaria, vehículos, mobiliario y equipos, adquiridos para ser usados en la producción de bienes o prestación de servicios, o con fines administrativos. Estos activos deben medirse inicialmente por su costo y posteriormente por el modelo de costo o el modelo de revaluación, según la política contable de la entidad. Se depreciarán sistemáticamente durante su vida útil estimada, excepto los terrenos, que no se deprecian.


2. Activos intangibles. Son activos no físicos, identificables como marcas, patentes, software, licencias, derechos de uso, concesiones y desarrollo tecnológico. Su reconocimiento requiere que sean controlados por la empresa y que se espere obtener beneficios económicos de ellos. De acuerdo con la NIC-38, los activos intangibles deben amortizarse a lo largo de su vida útil (si es finita) y someterse a pruebas de deterioro según la NIC-36, si su vida útil es indefinida o si existen indicios de pérdida de valor.

13.2.2.1 Pasivos corrientes (obligaciones a corto plazo, cuentas por pagar)

Los pasivos corrientes son aquellas obligaciones financieras que la empresa debe saldar dentro del ciclo operativo normal (generalmente de un año) o en un período inferior a doce meses desde la fecha de presentación de los estados financieros. Su reconocimiento y clasificación son fundamentales para evaluar la liquidez de la entidad y su capacidad de hacer frente a sus compromisos de corto plazo, sin comprometer sus operaciones.

De acuerdo con la NIC-1 – Presentación de Estados Financieros, un pasivo debe clasificarse como corriente cuando:

• Se espera liquidarlo en el curso del ciclo normal de operaciones.
• Se mantiene principalmente con fines de negociación.
• Su vencimiento es en un plazo no mayor a doce meses.
• La entidad no tiene el derecho incondicional de diferir su liquidación por al menos doce meses.

Principales ejemplos de pasivos corrientes:

1. Cuentas por pagar a proveedores. Representan deudas originadas por la adquisición de bienes o servicios a crédito. Son comunes en casi todos los modelos de negocio y reflejan la eficiencia en la gestión de relaciones comerciales.
2. Obligaciones fiscales por pagar. Incluyen impuestos sobre la renta, IVA, contribuciones patronales y otras cargas impositivas pendientes de liquidación con la autoridad tributaria.
3. Remuneraciones y beneficios por pagar. Corresponden a sueldos, bonificaciones, aportes patronales y beneficios sociales devengados pero no pagados al cierre del período contable.
4. Deudas bancarias de corto plazo. Préstamos con vencimiento en menos de un año, incluidos sobregiros y líneas de crédito utilizadas.
5. Otros pasivos acumulados. Gastos devengados como servicios públicos, seguros, intereses por pagar o provisiones de corto plazo.

13.2.2.2 Pasivos no corrientes (préstamos de largo plazo, provisiones)

Los pasivos no corrientes son aquellas obligaciones financieras cuyo vencimiento excede los doce meses a partir de la fecha del estado de situación financiera o que no forman parte del ciclo normal de operación. Representan compromisos de largo plazo que la entidad debe gestionar de manera estratégica, ya que influyen en la estructura de capital y en la planificación financiera futura.

La NIC-1 establece que estos pasivos deben presentarse por separado de los pasivos corrientes, con el fin de reflejar de forma transparente la estructura de la deuda y permitir una adecuada evaluación de la solvencia a largo plazo.

Ejemplos comunes de pasivos no corrientes:

1. Préstamos de largo plazo. Incluyen créditos bancarios con vencimientos superiores a un año, bonos emitidos por la empresa y otras deudas contractuales con plazos extendidos. Su adecuada gestión permite financiar inversiones significativas, como adquisición de activos fijos, expansión o innovación tecnológica.
2. Arrendamientos financieros. Bajo la NIIF-16, los contratos de arrendamiento que transfieren sustancialmente los riesgos y beneficios del activo se reconocen como pasivos no corrientes, junto con su correspondiente activo por derecho de uso.
3. Provisiones de largo plazo. Son pasivos cuya cuantía o fecha de pago es incierta, como las obligaciones legales por demandas, provisiones para beneficios postempleo (pensiones) o desmantelamiento de activos. Su tratamiento contable está regulado por la NIC-37, que requiere reconocer una provisión cuando exista una obligación presente, sea probable la salida de recursos y se pueda estimar razonablemente el monto.

13.2.3 Patrimonio

El patrimonio representa el interés residual en los activos de una entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. En otras palabras, es lo que “les pertenece” a los propietarios de la empresa tras haber cumplido todas sus obligaciones con terceros. En términos contables, se expresa con la fórmula:

Patrimonio = Activos – Pasivos

Desde la perspectiva de las NIIF, particularmente la NIC-1, el patrimonio debe reflejar de forma clara y detallada la fuente de financiamiento interno de la entidad y los resultados acumulados a lo largo del tiempo.

El patrimonio se compone de diferentes elementos, que varían dependiendo del tipo de empresa (individual, sociedad o corporación), pero en general incluye:

• Aportes iniciales y adicionales de los propietarios o accionistas.
• Resultados acumulados (utilidades o pérdidas).
• Reservas legales, estatutarias o voluntarias.
• Otras partidas de revalorización o ajustes patrimoniales.

El patrimonio es un componente clave para evaluar la solidez financiera de una empresa. Un patrimonio positivo indica que la empresa posee más activos que pasivos, mientras que un patrimonio negativo refleja una situación de insolvencia técnica

13.2.3.1 Capital social

El capital social representa uno de los elementos fundamentales del patrimonio de una empresa. Está constituido por los aportes iniciales y posteriores realizados por los socios o accionistas, a cambio de una participación en la propiedad de la entidad. Estos aportes pueden efectuarse en efectivo, en especie (bienes muebles o inmuebles) o en derechos, según lo permitido por la legislación vigente.

Desde la perspectiva contable y según la NIC-1 – Presentación de Estados Financieros, el capital social debe presentarse como parte del patrimonio, reflejando de manera separada el monto total autorizado, suscrito y pagado, en caso de que existan diferencias entre estos conceptos.

En el contexto ecuatoriano, la Ley de Compañías establece requisitos mínimos de capital para ciertos tipos de sociedades, y exige que dicho capital esté claramente determinado en el estatuto constitutivo de la empresa. Además, la ley obliga a que cualquier modificación del capital (ampliación, reducción o restructuración) sea formalizada mediante reformas estatutarias y registrada ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

El capital social cumple diversas funciones dentro del marco financiero y legal de una empresa:

• Proporciona los recursos iniciales para iniciar operaciones.
• Ofrece garantías a los acreedores sobre la solvencia mínima de la entidad.
• Define la participación y derechos políticos y económicos de los socios, como el derecho a voto y a dividendos.

13.2.3.2 Reservas y utilidades retenidas

Las reservas y utilidades retenidas forman parte del patrimonio contable de la empresa y reflejan los beneficios acumulados que no han sido distribuidos a los socios o accionistas, sino que se han destinado a fortalecer la estructura financiera de la organización.

Reservas. Las reservas son porciones de las utilidades que la empresa decide retener y destinar a fines específicos o generales, y pueden clasificarse como:

• Reservas legales. Son obligatorias por ley. En Ecuador, por ejemplo, el Código de Comercio y la Ley de Compañías disponen que las sociedades deben destinar un 10 % de las utilidades netas de cada ejercicio para formar una reserva legal, hasta que esta alcance al menos el 50 % del capital suscrito.
• Reservas estatutarias. Se crean de acuerdo con lo estipulado en el estatuto de la compañía.
• Reservas voluntarias. Se constituyen por decisión de la junta general de socios o accionistas, con fines específicos como expansión, contingencias, reinversión, entre otros.

Estas reservas constituyen una fuente de autofinanciamiento y una herramienta de protección financiera ante imprevistos.

Utilidades retenidas. Las utilidades retenidas corresponden a los beneficios netos de ejercicios anteriores, que no se han distribuidos ni reservados; y permanecen en la empresa como parte de su patrimonio. Estas ganancias acumuladas pueden destinarse a futuras distribuciones, inversiones o cobertura de pérdidas futuras.

Desde el punto de vista de la presentación financiera, tanto las reservas como las utilidades retenidas deben mostrarse claramente en el estado de situación financiera dentro del patrimonio, cumpliendo con los lineamientos establecidos en la NIC-1.

Ambos componentes son fundamentales para evaluar la capacidad de crecimiento, solvencia y autonomía financiera de una empresa. Además, reflejan la política de reinversión y distribución de utilidades adoptada por la administración.

13.2.4 Métodos de presentación del estado de situación financiera

El estado de situación financiera puede presentarse de diferentes maneras, siempre que cumpla con los principios de claridad, comparabilidad y transparencia establecidos en la NIC-1 – Presentación de Estados Financieros. La norma no impone un formato único, pero sí exige que los activos y pasivos se clasifiquen entre corrientes y no corrientes, y que se presenten de forma estructurada y comprensible para los usuarios.

Existen principalmente dos métodos de presentación aceptados.

13.2.4.1 Método de cuenta (horizontal)

Este método presenta el estado de situación financiera en forma espejada, dividiendo la información en dos columnas enfrentadas:

• Columna izquierda: activos
• Columna derecha: pasivos y patrimonio

Se utiliza con frecuencia en informes internos o formatos tradicionales. Permite visualizar el equilibrio contable entre los recursos (activos) y las fuentes de financiamiento (pasivos + patrimonio).

Ejemplo simplificado:

13.2.4.2 Método de reporte (vertical)

Este formato presenta la información de forma descendente, desde los activos hasta el patrimonio, en una sola columna. Es el más utilizado bajo las NIIF; especialmente en reportes financieros internacionales y documentos para inversionistas.

El orden general es:

1. Activo corriente
2. Activo no corriente
3. Total activos
4. Pasivo corriente
5. Pasivo no corriente
6. Total pasivos
7. Patrimonio
8. Total pasivo + patrimonio

Ventajas del método vertical:

• Facilita la lectura para usuarios no expertos.
• Es más compatible con herramientas tecnológicas y software contable.
• Es el preferido en presentaciones digitales y análisis financiero.

Comparación de ambos métodos

14.1.1 Definición de contribuyente según la normativa tributaria

En el marco legal ecuatoriano, un contribuyente es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice actividades económicas dentro del país y esté obligada a pagar tributos establecidos por el Estado, conforme a la ley. Esta definición está recogida en el Código Tributario ecuatoriano:

“Es contribuyente la persona natural o jurídica que, de acuerdo con la ley, debe cumplir con la obligación tributaria, ya sea como sujeto pasivo principal o sustituto”. (Código Tributario del Ecuador, art. 20). En otras palabras, el contribuyente es el sujeto responsable ante la administración tributaria (SRI) de declarar, liquidar y pagar impuestos, así como cumplir con otras obligaciones formales, como llevar contabilidad, emitir comprobantes electrónicos y presentar anexos.

Régimen general

Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a inscribirse en el RUC, emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo con su actividad económica.

Declarar significa notificar al SRI sus ingresos y egresos y así establecer el impuesto a pagar. Usted puede realizar sus declaraciones a través de la opción Servicios en Línea, en la página web del SRI www.sri.gob.ec.

14.1.2 Obligaciones fiscales y tributarias de los contribuyentes

Las principales obligaciones fiscales de los contribuyentes ecuatorianos son:

• Inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes (RUC).
• Emitir comprobantes electrónicos autorizados (facturas, notas de venta, etc.).
• Presentar declaraciones tributarias periódicas de IVA, impuesto a la renta, retenciones, ICE, ISD, entre otros.
• Llevar contabilidad o registros según el tipo de contribuyente y volumen de ingresos.
• Realizar retenciones en la fuente cuando corresponda, y comunicar al SRI en el plazo legal.
• Conservar documentación por al menos 7 años para efectos de fiscalización.

DEBER FORMAL	ANTES RISE	AHORA (Régimen RIMPE)		RÉGIMEN GENERAL
		NEGOCIO POPULAR	EMPRENDEDOR
Comprobantes de venta	Notas de venta (no se desglosa el IVA). Leyenda: Contribuyente Régimen Simplificado	Notas de venta (no se desglosa el IVA). Leyenda: Contribuyente Negocio Popular - Régimen RIMPE	Factura (se desglosa el IVA). Leyenda: Contribuyente Régimen RIMPE	Factura (se desglosa el IVA)
Declaración del IVA	No aplica declaraciones del IVA	No aplica declaraciones del IVA	Declaraciones semestrales del IVA (julio y enero)	Declaraciones mensuales o semestrales (la periodicidad depende de la tarifa del IVA de sus actividades económicas).
Declaración del Impuesto a la Renta	No aplica declaraciones del Impuesto a la Renta	La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria y se realizará en el mes de mayo del siguiente ejercicio fiscal.	La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria y se realizará en el mes de mayo del siguiente ejercicio fiscal.	Es obligatorio realizar la declaración del Impuesto a la Renta únicamente si sus ingresos en el año superan el valor de la fracción básica desgravada del Impuesto a la Renta.
Pago de cuotas fijas mensuales	De acuerdo con el nivel de ingresos y a la actividad económica se establecía el pago de una cuota fija mensual, la cual reemplaza el pago del IVA y del Impuesto a la Renta.	No aplican cuotas mensuales. El pago se realiza una vez presentada la declaración respectiva.	No aplican cuotas mensuales. El pago se realiza una vez presentada la declaración respectiva (el monto depende del resultado de la liquidación del impuesto en cuestión).	No aplican cuotas mensuales. El pago se realiza una vez presentada la declaración respectiva (el monto depende del resultado de la liquidación del impuesto en cuestión).

El cumplimiento de estas obligaciones garantiza que el contribuyente opere legalmente y evite sanciones, multas o clausuras por parte de la autoridad tributaria.

14.1.3 Pequeños contribuyentes y régimen simplificado

El Régimen Simplificado o Régimen Impositivo para Microempresas es una modalidad tributaria dirigida a pequeños contribuyentes; es decir, personas naturales o jurídicas que realizan actividades económicas a pequeña escala, con ingresos brutos anuales menores a un umbral determinado por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Este régimen fue creado con el objetivo de facilitar el cumplimiento tributario, reducir costos administrativos y formalizar a los negocios informales.

14.1.4 Grandes contribuyentes

El SRI califica como grandes contribuyentes (GC) a aquellas empresas que cumplen ciertos criterios: alto volumen de ventas, número de empleados, importancia económica y nivel de riesgo fiscal. También están incluidos aquí los contribuyentes especiales, que tienen obligaciones formales más estrictas.

Las multinacionales, empresas con presencia en varios países, también son consideradas grandes contribuyentes si operan en Ecuador. Estas compañías están sujetas a revisión de precios de transferencia, auditorías frecuentes y obligaciones adicionales de transparencia. Algunas responsabilidades específicas de estos contribuyentes son:

• Envío de anexos especiales como el Anexo de Precios de Transferencia.
• Presentación de declaraciones mensuales y balances auditados.
• Mayor exposición a controles y fiscalizaciones por parte del SRI.

14.1.5 Personas naturales vs. personas jurídicas

En la normativa tributaria ecuatoriana, la distinción entre persona natural y jurídica es clave:

• Persona natural: es el individuo que realiza una actividad económica por cuenta propia (comerciante, profesional, emprendedor). Declara el impuesto a la renta con base en sus ingresos personales.
• Persona jurídica: es una entidad legalmente constituida (sociedad anónima, limitada, cooperativa, fundación, etc.). Declara el impuesto a la renta corporativo y cumple con otras obligaciones formales, como llevar contabilidad obligatoria y presentar balances.

Cada tipo tiene diferencias en la forma de tributar, deducciones permitidas, tarifas aplicables y requisitos documentales. Las personas naturales pueden acogerse a regímenes como el RIMPE o el Simplificado, mientras que las jurídicas tributan generalmente bajo el régimen general.

14.1.6 Concepto y aplicación de las retenciones

14.1.6.1 Definición de retención en la fuente

La retención en la fuente es un mecanismo mediante el cual un contribuyente designado por la administración tributaria actúa como agente de retención y retiene parte del valor de un pago a un tercero (proveedor, trabajador, prestador de servicios) para luego entregarlo directamente al Estado. En otras palabras, es un anticipo del impuesto que debe pagar el beneficiario del ingreso. El monto retenido es una obligación tributaria del agente retenedor, quien debe registrarlo y declararlo ante el SRI en los plazos establecidos.

14.1.6.2 Objetivos de las retenciones en la administración tributaria

Las retenciones tienen varios fines:

• Asegurar la recaudación anticipada de impuestos, evitando evasión.
• Distribuir la responsabilidad del cumplimiento tributario entre quienes pagan y quienes reciben ingresos.
• Facilitar el control fiscal y mejorar la trazabilidad de operaciones económicas.
• Evitar que se acumulen deudas tributarias al final del ejercicio fiscal.

14.1.6.3 Normativa vigente sobre retenciones en IVA e impuesto a la renta (IR)

La normativa ecuatoriana establece las siguientes reglas:

• En IVA, ciertos contribuyentes deben retener un porcentaje del impuesto generado en las compras o servicios gravados (según lo dispuesto en la Resolución NAC-DGERCGC21-00000036 y sus reformas).
• En IR, las retenciones varían según el tipo de pago: sueldos, servicios profesionales, arrendamientos, dividendos, etc. Las tarifas están contempladas en el Anexo de Agentes de Retención vigente.

14.1.7 Retenciones en la fuente del impuesto al valor agregado (IVA)

14.1.7.1 Sujetos pasivos obligados a retener el IVA

Según la normativa tributaria del Ecuador, están obligados a actuar como agentes de retención de IVA:

• Grandes contribuyentes y contribuyentes especiales, designados por el SRI.
• Entidades del sector público.
• Personas naturales obligadas a llevar contabilidad, cuando así lo determine el SRI mediante resolución.
• Otros sujetos designados mediante normativa específica, como universidades, ONG y empresas públicas.

Estos agentes deben retener un porcentaje del IVA causado en la transacción y entregarlo directamente al SRI.

14.1.7.2 Cálculo y tasas de retención del IVA

Las tasas de retención del IVA pueden variar, dependiendo del tipo de transacción y del sujeto que interviene. Las más comunes son:

• 100 % del IVA: en servicios prestados por profesionales no registrados como agentes de retención.
• 70 % del IVA: aplicable a pagos por servicios generales.
• 30 % del IVA: en compras de bienes gravados, bajo ciertas condiciones.

Ejemplo:

Una empresa calificada como agente de retención contrata a un diseñador gráfico independiente por $1 000 + IVA ($120). Si aplica retención del 70%, deberá retener $84 (70 % de $120) y pagar al diseñador solo $1 036.

14.1.7.3 Procedimiento de declaración y pago de retenciones

El uso del mecanismo de retención de IVA tiene implicaciones importantes en la gestión de liquidez de las empresas:

• Para el agente de retención, representa una responsabilidad administrativa y no afecta directamente a su gasto, pero sí a su carga operativa.
• Para el proveedor o prestador de servicios, implica una disminución del IVA recibido en efectivo, ya que parte de este impuesto es retenido por el cliente. Esto puede afectar a su flujo de caja; sobre todo si no recupera el crédito fiscal oportunamente.
• Es importante planificar financieramente estas diferencias, especialmente en negocios con márgenes bajos o alta rotación de efectivo.

14.2.1 Sujetos obligados a realizar retenciones

La retención en la fuente del IR es un mecanismo que permite al Estado recaudar anticipadamente el impuesto por los ingresos percibidos de un contribuyente. En este caso, el agente de retención descuenta un porcentaje del valor pagado al beneficiario y lo entrega directamente al SRI. Están obligados a actuar como agentes de retención:

• Grandes contribuyentes y contribuyentes especiales.
• Entidades del sector público.
• Empresas privadas obligadas a llevar contabilidad.
• Personas naturales cuando han sido designadas expresamente por el SRI.

Estos sujetos deben retener y declarar el impuesto en los plazos establecidos por la normativa tributaria.

14.2.2 Bases imponibles y tarifas de retención

La base imponible para calcular la retención es el valor pagado o acreditado al beneficiario, dependiendo del tipo de ingreso. Las tarifas aplicables están reguladas por el SRI mediante resoluciones anuales.

Ejemplos de tarifas comunes de retención en la fuente de IR (vigentes):

• Servicios profesionales: 10 %
• Arrendamientos de bienes inmuebles: 8 %
• Dividendos: variable según la residencia del beneficiario
• Intereses financieros: 2 %, dependiendo del origen
• Compra de bienes muebles: 1 % o 1,75%

Ejemplo práctico:

Una empresa paga $2 000 por servicios de consultoría a una persona natural. Aplica una retención del 10 %.

• Monto retenido: $200
• Pago neto al consultor: $1 800
• $200 se declara y se transfiere al SRI como anticipo del IR del proveedor.

15.1.1 Definición y propósito del balance inicial

El balance inicial es un estado financiero que muestra la situación contable de una empresa en el momento de su constitución o al inicio de un nuevo ejercicio económico. Se compone de tres grandes bloques: activos, pasivos y patrimonio; que cumplen la ecuación contable básica:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Su propósito es establecer una base contable formal para registrar las operaciones posteriores, reflejando los recursos disponibles (activos), las obligaciones (pasivos) y los aportes de los propietarios (patrimonio).

15.1.2 Importancia del balance inicial en la contabilidad empresarial

El balance inicial cumple funciones esenciales:

• Proporciona un punto de partida confiable para la contabilidad financiera.
• Permite conocer la solvencia y estructura financiera inicial del negocio.
• Establece los saldos base que se registrarán en los libros contables (diario y mayor).
• Es fundamental para auditorías, declaraciones tributarias y elaboración de estados financieros.

Un balance inicial mal estructurado puede acarrear inconsistencias y errores que afecten a toda la contabilidad del periodo.

15.1.3 Relación entre el balance inicial y la ecuación contable

El balance inicial se basa en la ecuación contable fundamental. Todo incremento en un activo debe tener una fuente: ya sea financiamiento (pasivo) o aportes (patrimonio). Esta igualdad garantiza que los registros estén equilibrados y reflejen fielmente la situación financiera inicial de la empresa.

Esta ecuación es el principio que rige toda la contabilidad, y garantiza que cada recurso económico registrado (activo) tenga una fuente de financiamiento clara: ya sea una obligación con terceros (pasivo) o un aporte de los propietarios (patrimonio). Por lo tanto, al estructurar un balance inicial, se debe respetar esta igualdad, asegurando que no existan desbalances que comprometan la integridad de la información financiera.

Desde el punto de vista práctico, el balance inicial representa el primer registro formal de la ecuación contable en acción. Es decir, permite ver cómo una empresa inicia sus operaciones con una combinación de recursos disponibles (efectivo, bienes, derechos) y deudas (créditos, cuentas por pagar), junto con los aportes del capital inicial. Por ejemplo, si una empresa comienza con $10 000 en efectivo, aportados por los socios, su balance mostrará ese monto como activo (efectivo) y como patrimonio (capital social), respetando así la ecuación.

Además, esta relación entre el balance y la ecuación contable sirve como mecanismo de control, ya que cualquier desequilibrio indica la existencia de un error en el registro, valoración o clasificación de las cuentas. Por ello, los sistemas contables están diseñados para validar que la sumatoria del activo coincida con la sumatoria de pasivo más patrimonio en todo momento, comenzando por el balance inicial.

En definitiva, el balance inicial no solo cumple una función informativa, sino que establece los fundamentos estructurales del sistema contable de la empresa. Su correcta elaboración garantiza que todos los registros posteriores se apoyen en una base coherente, ordenada y alineada con los principios contables universalmente aceptados.

Los insumos para poder preparar el balance inicial en caso de empresas nuevas son los aportes realizados, sea en efectivo o en especies, por parte de los socios o accionistas; si es una empresa ya existente, los datos iniciales son los balances finales del año inmediato anterior.

La elaboración del balance inicial depende del tipo de entidad y de su estado operativo. Si se trata de una empresa nueva, los principales insumos provienen de los aportes iniciales realizados por los socios o accionistas, ya sea en efectivo, bienes muebles, inmuebles, vehículos, derechos o activos intangibles como licencias o software. Estos aportes se registran como activos y, a su vez, forman parte del patrimonio como capital social.

Cuando se trata de una empresa en marcha o con actividad previa, el balance inicial para un nuevo periodo contable se construye a partir del balance general del cierre del periodo anterior, trasladando los saldos finales como saldos iniciales. Estos datos se convierten en la base para iniciar el registro contable del nuevo ejercicio económico.

Es crucial clasificar correctamente los elementos patrimoniales en activos corrientes y no corrientes, pasivos a corto y largo plazo y patrimonio; de modo que la información refleje con fidelidad la posición financiera real de la empresa. Esto permite aplicar correctamente la ecuación contable y realizar un seguimiento adecuado del origen y uso de los recursos.

Ejemplo práctico:

Supongamos que tres socios deciden crear la empresa EcoPrint S.A., dedicada a la impresión ecológica. Los aportes realizados en el momento de su constitución son los siguientes:

• Socio 1: $5 000 en efectivo
• Socio 2: $3 000 en mobiliario de oficina (valorado mediante factura)
• Socio 3: $2 000 en equipos informáticos

Estos aportes constituyen el activo inicial de la empresa y, simultáneamente, el patrimonio inicial bajo la forma de capital social.

Asiento inicial – Libro diario EcoPrint S.A. al 01/01/2024:

Este asiento cumple la ecuación contable:

Activo (5 000 + 3 000 + 2 000) = Capital social (10 000)

Con esta información, se puede proceder al registro en el libro diario, al diseño del plan de cuentas y al seguimiento del patrimonio desde el primer día de operaciones. Además, estos datos serán esenciales para futuras auditorías, declaraciones de impuestos y planificación financiera.

15.2.1 Activos iniciales: corrientes y no corrientes

Los activos iniciales incluyen todos los bienes y derechos con los que cuenta la empresa al iniciar operaciones. Se clasifican en:

• Corrientes: caja, bancos, cuentas por cobrar, inventarios.
• No corrientes: terrenos, edificios, maquinaria, vehículos.

Estos elementos deben estar debidamente valorados y documentados conforme lo indica el plan de cuentas del contador.

15.2.2 Pasivos iniciales: de corto y largo plazo

Incluyen las deudas y obligaciones asumidas por la empresa antes o en el momento de constituirse:

• Pasivos de corto plazo. Cuentas por pagar, préstamos menores a un año.
• Pasivos de largo plazo. Obligaciones financieras a más de un año, hipotecas, leasing, etc.

15.2.3 Patrimonio inicial y capital contable

Representa el aporte de los propietarios (capital social) y otros componentes iniciales como:

• Aportes en efectivo o especie
• Utilidades retenidas
• Reservas estatutarias

El capital contable debe coincidir con los aportes registrados en el contrato de constitución de la empresa.

15.2.4 Procedimiento para la elaboración del balance inicial

1. Recolección de documentos fuente (contratos, facturas, escrituras)
2. Identificación de los elementos patrimoniales
3. Valoración de activos y pasivos
4. Verificación de la ecuación contable
5. Registro contable en el libro diario

15.2.5 Recopilación de información financiera inicial

Es vital reunir la siguiente información:

• Facturas de compra de activos
• Contratos de préstamos
• Estados bancarios
• Escritura de constitución y aportes sociales
• Documentación de deudas u obligaciones

Este respaldo garantiza la veracidad de los saldos iniciales.

15.2.6 Registro en el libro diario y en el libro mayor

Una vez estructurado el balance, se procede a registrar los saldos iniciales en el libro diario, con los siguientes asientos:

Ejemplo:

Luego, estos movimientos se trasladan al libro mayor para el seguimiento individual de cada cuenta.

15.2.7 Verificación del balance y corrección de errores

Una vez realizado el registro contable, se debe verificar:

• Que el total de activos sea igual a la suma de pasivos y patrimonio
• Que las cuentas estén correctamente clasificadas
• Que no existan errores de transcripción ni duplicaciones

En caso de errores, se deben realizar asientos de ajuste documentados adecuadamente.

16.1.1 Definición de ajustes contables

Los ajustes contables son operaciones que se realizan al final de un periodo contable para actualizar las cuentas y asegurar que los ingresos y gastos estén correctamente registrados en el periodo económico al que pertenecen. Estos ajustes responden al principio del devengo contable, establecido por las NIIF, en el cual los hechos económicos deben reconocerse cuando ocurren y no cuando se recibe o se paga el dinero.

Es decir, si una empresa ha generado ingresos o incurrido en gastos que no han sido registrados aún por falta de pago o cobro, se deben ajustar sus registros contables para reflejar su verdadera situación financiera y económica.

“Una entidad reconocerá un ingreso cuando (o a medida que) la entidad satisfaga una obligación de desempeño, transfiriendo un bien o servicio comprometido a un cliente”. (NIIF 15, pár. 31).

16.1.2 Importancia de los ajustes en la contabilidad financiera

La principal finalidad de los ajustes contables es asegurar que los estados financieros reflejen con exactitud la realidad económica de la empresa, evitando que se sobreestimen o subestimen ingresos, activos, pasivos o gastos.

Su importancia radica en:

• Garantizar la confiabilidad y comparabilidad de la información financiera
• Cumplir con los principios contables aceptados (especialmente el devengo y correlación entre ingresos y gastos)
• Prevenir errores derivados de omisiones o registros incompletos
• Asegurar una base correcta para la toma de decisiones por parte de gerentes, inversores y entidades reguladoras
• Preparar la información contable para la elaboración del balance de comprobación ajustado y los estados financieros finales

Por ejemplo, si no se ajusta el gasto por servicios básicos utilizados en diciembre, pero pagados en enero, el estado de resultados mostrará una utilidad mayor a la real. Esto puede inducir a errores en la interpretación de los resultados o en la toma de decisiones tributarias, financieras o de inversión.

Las NIIF son el marco contable de referencia para el registro y presentación de la información financiera a nivel global. Varias de estas normas establecen directrices específicas para realizar ajustes contables al cierre del periodo contable, con el objetivo de reflejar de forma razonable la situación financiera de la empresa.

Por ejemplo:

• La NIC-1 – Presentación de Estados Financieros: establece que los estados financieros deben presentar razonablemente la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo.
• La NIC-10 – Hechos Ocurridos después del Periodo sobre el que se Informa: obliga a ajustar los estados financieros si ocurren hechos que proporcionan evidencia de condiciones que existían al final del periodo.
• Las NIIF para PYMES, capítulo 18: establecen criterios de reconocimiento de activos y pasivos, incluso para los ajustes por acumulación, provisiones y diferidos.

16.2.1 Tipos de ajustes contables

16.2.1.1 Ajustes por acumulación de ingresos y gastos

Estos ajustes se realizan cuando se ha generado un ingreso o incurrido en un gasto, pero aún no se ha registrado porque no se ha recibido ni pagado el dinero.

Ejemplo práctico (ingresos acumulados):

La empresa Consultora Finanza S.A. prestó un servicio profesional a una empresa cliente el 28 de diciembre, por $1 200. El cliente pagará en enero del siguiente año. El ingreso debe reconocerse en diciembre, pues el servicio ya fue prestado.

Asiento contable – Libro diario:

Se reconoce el ingreso devengado en diciembre, aunque aún no ha sido cobrado.

Ejemplo práctico (gastos acumulados):

La empresa Textiles Andes aún no recibe la factura de energía eléctrica de diciembre, pero estima el consumo en $450. El gasto debe registrarse en diciembre, aunque se pagará en enero.

Asiento contable – Libro diario:

Se reconoce el gasto incurrido, aunque no haya sido facturado ni pagado aún, cumpliendo con el principio del devengo.

16.2.1.2 Ajustes por depreciación y amortización

Se refiere a la distribución sistemática del valor de los activos fijos tangibles (depreciación) e intangibles (amortización) a lo largo de su vida útil.

Ejemplo:

La empresa TecnoSur Cía. Ltda. adquirió un vehículo en enero por $18 000, con una vida útil estimada de 5 años y un valor residual de $3 000. La depreciación anual se calcula mediante el método de línea recta. Se debe registrar el ajuste al cierre del ejercicio.

Cálculo de depreciación anual: (18 000 – 3 000) ÷ 5 = $3 000 por año

Se registra el gasto por el desgaste del activo y se acumula en la cuenta correspondiente, sin afectar directamente la cuenta del activo.

Ejemplo intangible:

La empresa InnovaTech S.A. compró una licencia de software por $6 000, con una vida útil estimada de 3 años. Se usa el método de línea recta para calcular la amortización. Se registra el ajuste al final del primer año.

Cálculo de amortización anual: $6 000 ÷ 3 = $2 000 por año

16.2.1.3 Ajustes por provisión de cuentas incobrables

Se realiza cuando se estima que una parte de las cuentas por cobrar no será recuperada. Este ajuste permite registrar el deterioro del valor de los activos por riesgo crediticio. Los ajustes por provisión de cuentas incobrables son necesarios para reflejar la pérdida estimada de valor en las cuentas por cobrar. No todas las ventas a crédito serán cobradas, por lo que es importante registrar contablemente una estimación realista de los saldos incobrables, cumpliendo con el principio de prudencia y con las NIIF, especialmente la NIIF 9 – Instrumentos Financieros.

La empresa Comercial Delta S.A. al 31 de diciembre de 2024 tiene cuentas por cobrar por un total de $80 000. Se estima que el 4 % de esa cartera puede volverse incobrable.

Cálculo de la provisión:

$80 000 × 4 % = $3 200

En enero del siguiente año, se determina que una cuenta de $1,000 del cliente XYZ Ltda. es definitivamente incobrable. Ya se había constituido provisión el año anterior.

Asiento contable – Libro diario:

16.2.1.4 Ajustes diferidos y correcciones contables

Diferidos. Se refiere a pagos o ingresos realizados en el presente, pero que deben ser reconocidos en futuros periodos. Ejemplo: el pago anual de una póliza de seguros en enero cubre el año completo, por lo que al 31 de diciembre se debe ajustar el valor no consumido como gasto diferido.

La empresa Logística Andina Cía. Ltda. paga el 1 de octubre de 2024 una póliza de seguro por $1 200, que cubre 12 meses. Al 31 de diciembre solo han transcurrido 3 meses. Se deben diferir los 9 meses restantes como un activo.

Cálculo del gasto consumido y diferido:

• Gasto consumido: $1 200 × (3/12) = $300
• Gasto diferido: $1 200 - $300 = $900

El 1 de diciembre de 2024, la empresa Sistemas Digitales S.A. recibe un anticipo de $5 000 por servicios que prestará en enero de 2025.

Cuando se presta el servicio:

Correcciones contables. Se corrigen errores de registro de periodos anteriores, con ajustes específicos para reflejar la realidad financiera.

En noviembre, se registró incorrectamente una compra de papelería como mobiliario por $500.

Registro correcto ajuste:

16.3.1 Concepto y función del balance de comprobación ajustado

16.3.1.1 Definición y propósito del balance de comprobación ajustado

El balance de comprobación ajustado es un informe contable que presenta los saldos finales de todas las cuentas del libro mayor, después de haber incorporado los ajustes contables al final del periodo. Este documento sirve como una herramienta de control y verificación, ya que permite comprobar que:

• Los débitos igualen a los créditos tras los ajustes.
• Las cuentas están listas para la elaboración de los estados financieros.
• Se han aplicado correctamente las normas contables y el principio del devengo.

Según las NIIF para PYMES, sección 3.18: “Los estados financieros deben reflejar de forma razonable la situación financiera de la entidad, lo que incluye ajustes al final del periodo cuando se requieran”.

El balance ajustado es la última etapa antes de emitir los estados financieros, como el estado de situación financiera, el estado de resultados y otros informes contables.

16.3.2 Concepto y clasificación de los estados financieros

16.3.2.1 Definición y función de los estados financieros

Los estados financieros son informes contables estandarizados que presentan, de manera estructurada, la situación económica y financiera de una empresa en un periodo determinado. Reflejan los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio y la evolución de su liquidez; de esta manera permiten la toma de decisiones por parte de accionistas, inversores, gerentes, acreedores, organismos de control y otros interesados.

Según la NIC 1 – Presentación de estados financieros, los estados financieros tienen el objetivo de “proporcionar información acerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de una entidad que sea útil para una amplia gama de usuarios en la toma de decisiones económicas”. (IASB, 2021).

Entre sus funciones más relevantes se encuentran:

• Evaluar la capacidad de la empresa para generar utilidades
• Analizar la solvencia y liquidez
• Conocer el grado de endeudamiento
• Cumplir con obligaciones fiscales, tributarias y legales

16.3.2.2 Clasificación: estados financieros básicos y complementarios

• Básicos: estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujo de efectivo, notas a los estados financieros.
  1. Estado de situación financiera (antes llamado balance general): muestra activos, pasivos y patrimonio.
  2. Estado de resultados: presenta ingresos, costos, gastos y utilidad o pérdida del periodo.
  3. Estado de cambios en el patrimonio: refleja las variaciones en el capital contable.
  4. Estado de flujos de efectivo: expone entradas y salidas de efectivo por actividades operativas, de inversión y financiamiento.
  5. Notas a los estados financieros: incluyen políticas contables y explicaciones adicionales.

• Complementarios: estados por segmento, análisis de rentabilidad, indicadores financieros.
  1. Estados financieros por centros de costos, proyectos o áreas.
  2. Reportes comparativos históricos.
  3. Análisis de indicadores financieros.
  4. Reportes para entes de control (por ejemplo, en Ecuador: SRI, Supercías, etc.).

Las principales normas aplicables a la presentación y elaboración de estados financieros son:

• NIC 1 – Presentación de estados financieros
• NIC 7 – Estado de flujos de efectivo
• NIC 8 – Políticas contables, estimaciones y errores
• NIC 10 – Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa
• NIIF para las pymes – Versión simplificada para pequeñas y medianas empresas

Estas normas establecen los principios de estructura, comparabilidad, presentación razonable, y revelación adecuada.

16.3.2.4 Elaboración de los estados financieros

16.3.2.4.1 Estado de situación financiera

La empresa Distribuidora Andina Cía. Ltda. inicia operaciones con los siguientes aportes:

• Caja: $3 000
• Banco: $7 000
• Mercaderías (inventario): $5 000
• Mobiliario: $10 000
• Proveedor (deuda): $2 000
• Capital: $23 000

Asiento de apertura – Libro diario:

Transacciones (enero 2024)

1. Compra de mercadería al contado: $2 500
2. Venta de mercadería por $4 000, costo de la mercadería $2 000
3. Pago a proveedor por $1 000
4. Pago de servicios básicos: $300
5. Reconocimiento de depreciación del mobiliario: $500

Libro diario

Transacción 1 (02/01) Transacción 2 (05/01) Transacción 3 (10/01) Transacción 4 (20/01) Transacción 5 (31/01) Mayorización: Balance de comprobación antes de ajustes: Ajuste:

• Ingresos: $4 000
• Gastos: $2 000 (costo) + $300 (servicios) + $500 (depreciación) = $2 800
• Utilidad neta: $4 000 - $2 800 = $1 200

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Distribuidora Andina Cía. Ltda.
AL 31 DE ENERO DE 2024

Activo		Valor (USD)
Corriente	Caja	6 700
	Banco	3 500
	Mercaderías	5 500
No corriente	Mobiliario	10 000
	(–) Depreciación acumulada	(500)
Total Activo		25 200

Pasivo y Patrimonio		Valor (USD)
Corriente	Proveedores	1 000
Patrimonio	Capital social	23 000
	Utilidad del ejercicio	1 200
Total Pasivo + Patrimonio		25 200

16.3.2.4.2 Estado de resultados

ESTADO DE RESULTADOS

Distribuidora Andina Cía. Ltda.
AL 31 DE ENERO DE 2024

Concepto	Valor (USD)
Ingresos por ventas	4 000
(–) Costo de ventas	(2 000)
(–) Gasto servicios básicos	(300)
(–) Depreciación mobiliario	(500)
Utilidad neta del periodo	1 200